作者：姚晓培、马振林

来源：中伦律师事务所

在目前的工程项目中，很多报价文件、谈判变更、函电等都是双方通过电子邮件、QQ文件等方式进行协商，相关电子资料成为证明相关事实的唯一证据。此外，照片、录音、视频、手机短信等也是能反映施工过程中事实的常见证据形式。

1. 电子邮件的收集和整理

在施工过程中，最常见的电子证据就是电子邮件。电子邮件可以作为证据，但电子邮件的证据效力需要结合电子邮件证据的形成过程、是否履行公证手续、电子邮件的内容、发送人和接收人的身份、与其他证据的对应关系等综合考虑，否则可能不被法院认可。

主要原因包括：第一，电子邮件本身的证据力较弱。电子邮件是从总承包商控制的计算机中获得的，从技术角度看，总承包商在提取电子邮件证据时，可以通过简单的计算机操作对电子邮件内容进行修改和编辑，因此业主往往会对电子邮件的真实性产生质疑，因此，一般情况下，需要对电子邮件证据进行公证。第二，电子邮件往来对方身份不明。电子邮件的发件人和收件人往往是匿名的，如果总承包商在利用电子邮件证据时无法证明对方的身份和权限，业主很有可能会声称其并未发送此类电子邮件，而是总承包商注册了电子邮件账户并伪造了证据。正是由于以上原因，如果总承包商仅提供孤立的电子邮件证据，而业主不认可该电子邮件证据，则仅凭电子邮件证据很难得到法院的支持。

但电子邮件是施工过程中双方交换信息的主要平台，也是主要的证据形式。电子邮件的内容基本可以体现业主和总包方对工程施工的相关意图，是具有法律效力的证据形式。因此，总包方仍应向法院提交与案件相关的电子证据，以支持其诉讼请求。在提交电子邮件证据时，需要注意以下事项：

首先，采用电子邮件公证或鉴定的方式，由公证人员或鉴定人员对电子邮件进行必要的审查，可以在一定程度上提高电子邮件证据的可靠性和证明力。根据《电子邮件鉴定实施规范》，鉴定人员在鉴定电子邮件真实性时，应采取以下步骤：了解电子邮件形成过程等相关情况；修复、保存电子邮件；根据相关技术手段，搜索、恢复存储在硬件设备上的电子邮件及其他相关文件、数据；对电子邮件的真实性进行检验分析。此外，办理电子邮件公证手续也是一种合法手段。当然，由于工程案件涉及的证据比较复杂，公证鉴定费用不低，可以考虑在首轮证据提交时只提交电子邮件本身。如果业主不认可证据的真实性，或者对于特别重要的证据，可以采取公证、鉴定的方式。

其次，除了提交电子邮件外，总承包商还应积极寻找其他证据材料，例如业主信件，录音，手机确认短信等，以验证电子邮件所记录内容的真实性。

最后，在处理电子邮件证据时，应注意以下事项：第一，电子邮件证据应留存备份。第二，对于一些重要事项，总包商应尽量采用纸质函件同时处理，避免单独使用电子邮件。第三，如果总包商要通过电子邮件与业主沟通，应确定双方在合同或函件中指定的官方电子邮箱和邮件联系方式，使用官方电子邮箱联系，避免使用QQ等私人电子邮箱。第四，总包商通过电子邮件与业主沟通时，可以采用电子签名。电子签名技术是解决计算机网络中信息传输的安全机制。从理论上讲，带有电子签名的电子邮件证据可以保证“签名”后电子邮件内容的完整性，当事人无法否认其“签名”，因此带有电子签名的电子邮件具有更强的证明力。第五，总包商通过电子邮件与业主沟通后，应及时将电子邮件打印出来，按时间顺序进行整理，保持连贯性，为今后的建设工程索赔打下良好的证据基础。 第六，总包商在打印邮件时应注意邮件截图的完整性，确保打印的邮件能够完整显示发件人、收件人、邮件正文及所有附件。

电子文件形式

总包商以word文档形式发送给业主的信函或会议纪要不能单独作为证据使用。这是因为word文档是计算机上的文字处理应用程序，它通过电子技术生成，以数字形式存储在磁盘、光盘、存储卡等各种电子设备载体上。word文档非常容易被篡改、伪造、损坏或毁坏，数据或信息被人为篡改后，如果没有复印件或图像文件进行比对，很难发现和判断。因此，当总包商仅以word文档形式出具信函或会议纪要时，往往会遭到业主和监理的质疑，称该word文档是事后打印的，并非原件，也很难获得法院的支持。

应对措施：第一，总包商应注意保存发送给业主的word文件的签收记录，可作为间接证据证明word文件的真实性。第二，总包商在通过电子邮件发送word文件给业主时，可以采用电子签名或公证等方式，以增强word文件的可靠性和证明力。第三，由于word文件极易被篡改，总包商在保存信函或会议纪要时应尽量采用纸质、PDF等方式。第四，虽然word文件易被篡改、证明力弱，但word文件属于《民事诉讼法》规定的电子证据范围，且内容涉及建设工程，总包商在建设工程索赔中提交word格式的信函或会议纪要，有助于澄清相关事实、支持自身观点。

3 音频和视频资料

音像资料是利用特定设备和技术手段对特定环境的音频和视频进行同步录制，音像资料极易被擦除、改写，内容极易被篡改，偷录的音像资料可能侵犯对方当事人的合法权益。因此，在收集、保存音像资料时，应特别注意以下事项：

第一，应采用具有对光盘轨道进行数字加密、与硬盘独立同步记录存储功能的同步直刻设备作为录放录像设备。由于光盘本身具有不可人为编辑的物理特性，可以作为第一原始证据，而硬盘仅作为同步独立备份。这样既保证了作为第一证据存储介质的原始光盘的真实性和同一性，又防止了光盘被调换，同时避免了硬盘异步转光盘过程中可能出现的篡改嫌疑和视听证据状态的丢失。

其次，应尽量寻找一个安静、不受干扰的地方进行录音录像，以保证较好的音视频效果。

第三，录音录像过程中，要注意通过谈话交代时间、地点，明确谈话人的身份及其与所谈事实的关系，谈话时尽量使用全名，注重对事实的叙述、承认或否认，而不要卷入法律责任的争议，以增强录音录像证据的针对性和可信度。

四、录音完成后，务必妥善保存录音材料的原始载体，不得修改、编辑、移动存储，不得擅自将录音文件移至计算机硬盘、光盘等存储设备，防止录音证据受到怀疑而失去证明力。

第五，如有需要，可以请公证员对录音过程进行公证，以确保录音证据的合法性。

4. 短信

收集、保存短信证据时，应注意以下几点：

第一，总包单位应事先与业主在合同或函件中确定官方指定的联系人及联系电话（手机），并使用官方电话（手机）进行沟通，避免使用私人电话（手机）；使用私人手机短信时，应注意收集短信的发送人和接收人（姓名及手机号码）、短信发送和接收时间、短信发送人和接收人与案情当事人的关系等相关信息。

二、在手机上保存短信时，要保证短信位置没有发生改变，并且发送（接收）的短信依然留在发送（接收）箱里。

三是要及时打印出短信内容、发件人（收件人）、发送（接收）时间、保存地点等相关信息，并按照时间顺序进行整理，保持连续性。

四、打印短信时，应确保短信内容的完整性，包括短信的全部内容，以及短信的发件人、收件人和时间。

第五，必要时可以申请对手机短信进行鉴定公证。另外，由于手机短信一般不适合单独作为认定案件事实的依据，需要结合其他证据进行强化。因此，总包方还应积极寻找其他证据，如业主的信件、录音、邮件等，通过证据的相互印证，强化手机短信的证明力。

5. 数码照片

收集和保存数码照片时需要注意的事项包括：

首先，安排熟悉数码影像技术及其设备的工作人员进行拍摄。

其次，尽量选择像素较高的数码相机，并根据不同的需求采用不同的文件格式和文件大小，以保证图像质量。

第三，拍摄数码照片时要注意由远及近，连贯起来。“远”的数码照片要反映整体轮廓、整体工程（或整体现场），“近”的数码照片要反映局部整体（或现场），最后再聚焦到需要证明的具体事项上。

第四，数码相机所记录的图像格式和图像内容不要在相机上轻易改变，如果条件允许，还可以保留拍摄所用的数码相机原装存储卡和所得到的照片及数码摄影器材。

五是对于通过原始拍摄获取的数字照片证据，应当立即备份存储卡中的原始影像资料，并由拍摄人员、相关现场人员、保管人员签名、注明日期及相关信息后封存归档；对于通过复制获取的数字照片证据，应当及时标注提取的时间、来源、提取过程、使用方式、提取人等，以证明该数字照片证据是否真实。

第六，在分析、测量、增强和恢复数字图像时，必须确保所采用的数字图像处理技术科学可靠。在处理图像时，最好使用专业的图像处理软件和系统。操作人员必须记录所采用的图像处理软件、图像处理方法以及生成最终图像的必要程序，如记录图像的保存日期和时间，以及保存和保管人员；记录处理图像所采用的程序和所用的技术，以表明是否采用了有效的程序和方法，以及程序的每一步如何影响图像内容，并允许重复该程序并获得相似的结果；图像编辑和处理的记录应在操作人员和主管签字、日期和签署相关信息后保留。

第七，有条件的，可将照片证据及时刻录成光盘，刻录光盘上应注明案件名称、性质、案发时间、地点、照片数量、拍摄者、制作人、录制时间、立卷时间等，并由技术员和档案员共同盖章签字。

最后，数码照片作为电子证据材料，还应当与其他证据材料形成证据链，通过证据之间的相互印证，加强数码照片的证明力。