今天，国务院正式宣布，春节假期延长至2月2日，但出于安全考虑，部分企业或将选择短期内安排员工在家办公。

爱范儿编辑部在广州和北京都有办公室，线上协作一直是我们日常工作的一部分。今天我们将分享编辑部日常远程协作的工作流程以及相关工具，希望能够帮助大家找到高效的远程协作方式。

懒人目录团队沟通

微信商务

企业微信是微信旗下的企业通讯协作应用，是我们工作中的主要沟通工具，主要有日常沟通、电话会议、OA三大应用场景。

在日常沟通场景中，企业微信主要有两大优势：一方面可以让发送方知道目标接收方是否收到了消息；另一方面可以减少工作中使用微信带来的干扰。

在使用企业微信之前，HR或者编辑在微信工作群里发通知时，必然会收到大量“已读”的回复。如果在企业微信上发通知，每条消息都会显示已读状态，发送者可以清晰看到群里哪些人读了/未读了这条消息，进而判断消息是否送达。

另一个场景是，我们的文章在推送前会在群里预览确认。“已读”功能可以帮助我们判断群里此刻安静是因为主编没看到消息，还是主编看到了正在考虑是否要做出调整。如果前者遇到紧急情况，消息发送者可以直接给主编打电话（企业微信上可以查看所有同事的电话）。

大家有一个基本的共识，那就是企业微信的目的是为了讨论工作方面的事情，因此沟通更加直接、简洁。

虽然上班时间不可能完全避免使用微信，但当我们忙于重要工作时，还是可以短时间关闭微信，只保留企业微信，这样可以最大程度减少外界干扰，不至于错过重要的工作信息。

爱范儿编辑部的一天，从晨会开始。

每个工作日上午，主编都会直接通过企业微信群里的“语音电话”功能，与广州、北京办公室的同事连线讨论当天的议题。我们通常会先把当天的议题安排和相关材料发到群里，在电话会议中逐一讨论议题。

企业可以在企业微信的“审批”功能中根据需要设计不同的审批模块，设置审批人、被通知人、需提交的信息和材料等，这样远程办公、临时出差就不会影响各类请假、材料申请的办理/审批。

除以上功能外，企业微信还提供企业云盘、文档协作、日程提醒等功能。

其他类似应用：钉钉

阿里钉钉也能满足日常工作沟通需求，协作模块也比较丰富。相较之下，企业微信采用个人微信作为登录账号，可免除额外注册，准入门槛较低。钉钉支持的第三方扩展应用较多，可根据需要选择。

会议产品：腾讯会议

对于特殊时期只需要使用线上会议功能的读者，我们推荐使用腾讯会议。

新用户只需绑定手机号即可开始使用，操作界面简洁明了，首页只有加入会议、快捷会议、安排会议三个按钮。

“快捷会议”就是立刻开始会议，可以通过企业微信、微信等直接发送邀请，对方一键即可加入会议。“预约会议”顾名思义，就是预约会议，分享和加入方式不变。

“加入会议”是参会人员加入会议的快捷入口，输入会议号即可直接加入会议。

考虑到今年春节的特殊情况，腾讯会议昨日宣布，将向所有用户免费开放最多300人同时在线的会议服务直至疫情结束。

任务管理

文档

虽然大家每天看的文章都是编辑写的，但是保证每天有足够的内容、按时推送文章的却是运营同事，他们负责编辑部日常的任务管理。

Docs 是一款免费的在线文档编辑工具，简单来说，它有点像把三件套搬到线上，提供多人协作实时编辑功能，同时还提供文件内的“聊天室”功能，只需要简单的链接，就可以分享给同事，并设置不同的编辑权限。

▲ 每周选题会议前，运营都会发送选题表链接，提醒大家填写选题表。

我们选择Docs，不仅仅是因为它强大的编辑功能，更因为它和我们公司邮箱绑定，即使我们拿到了分享链接，也只有登录公司邮箱的用户才能打开查看。

我们主要用Docs里面的表格（类似那种文件）来管理长期的选题和排期。在“内容大排期表”下，有多个不同的工作表，比如“选题会登记表”和各个公众号的排期表，需要编辑和操作共同更新维护，记录长期跨度的内容，整个部门都可以看到。

其他类似应用程序：WPS

WPS提供了在线协作文档编辑功能，也适合长期积累详细内容，更重要的是不需要使用梯子。部分付费企业版软件提供了企业组织架构功能，可以限制只有企业员工才能查看/编辑协作文档。

除了编辑部的作者之外，爱范儿还有一批长期合作的外部“才子写手”，爱范儿是我们与他们协作管理项目的工具。

它看上去就像一块“白板”，你可以将项目按照进程划分为多个阶段（以列表的形式呈现），也可以像在白板上移动便签一样轻松地将任务从一个阶段拖到另一个阶段。

以我们为例，“才华横溢的写手”的管理面板包括“提交新主题”、“已批准主题”、“进行中的主题”等列表，以跟踪工作中的每个节点。

如需提交新主题，作者可以在“提交主题”中添加新卡片，撰写想法，附加相关超链接、图片、文件，添加合作者，设定项目截止日期等。同时，总编辑也可以通过卡片中的留言功能与作者就内容进行讨论。

相比于年度计划内容文档，这款管理工具更像是一款功能丰富的To-do应用，更适合督促零散任务的完成情况。

其他类似应用：

是国内类似产品，同样采用直观的“看板”任务管理界面。相比之下，它的优势在于接入了钉钉服务（被阿里巴巴收购后，取消了与企业微信的接入），用户可以将钉钉中的企业架构与 打通，在企业通讯软件中一起管理任务。

此外还内置日历功能，用户可以选择在日历中查看自己每天的工作安排，还可以关注同事，了解协作团队的整体时间安排。

在线协作

石墨文档

爱范儿的员工都清楚，公司后台编辑器的稳定性可以说是薛定谔自学成才，虽然平时中规中矩，能很好的完成文章的编辑和发布，但一旦崩溃，再次打开看到一片空白，就让人泪流满面。一位姓刘的主编就被打过好几次，所以一个得心应手的编辑器，就像一个手里拿着枪的士兵一样重要。

不同的文本编辑器分为本地和在线两种，本地编辑器多用于单独写作，在线编辑器一般具备多人协作功能，更适合共同写作。

是我们工作中使用频率最高的多人在线协作工具，比如前段时间写的几篇关于2010年代的文章主要内容就是在上通过分工协作完成的。

作为一款多人协作软件，从诞生之日起就具备了很多小众软件的小而美的特点，这是中比较让人欣喜的加分点，当然美观的加分点首先要建立在满足功能需求的基础上。

的注册路径非常灵活，除了支持邮箱登录外，还支持微信、钉钉等多账号注册，基本覆盖了中小企业最常用的注册路径。

从实际的协作写作来看， 无疑是好用的。如果你是爱范儿的老读者，可能已经发现，很多大型发布会，比如 I/O 或者苹果秋季发布会，虽然前台只有一个作者账号，但其实大部分都是合作写作的。

多人共享编辑、实时保存等基础功能就不多说了，我觉得的优点就是无障碍的公开编辑，多人修改的痕迹非常清晰，另外相对完善的移动客户端也是一大亮点。

前者让多人协作变得更加容易，因为你可以看到每一段每句话是谁写的，最终稿之前的每一个小修改都按顺序出现。同时，简单的公开链接让非注册用户也可以毫无障碍地加入。此外， 精致清晰的布局让整体使用起来赏心悦目。

当然，经过几年的发展， 还远远不够完善。首先，服务器和页面的稳定性不如大公司的产品，如果偶尔遇到崩溃，那就只能认命了。另外，对流行语法的支持也比较有限。

其他类似应用：腾讯文档、有道云笔记

腾讯文档是腾讯公司研发的一款支持多人在线协同办公的软件，其定位和石墨文档差不多，相对WPS和套件来说比较轻量。

相比于 Docs，腾讯文档最大的优势就是不需要注册，因为你可以直接用ID或者微信账号登录，而这两个账号的规模已经是国民级的了。要知道注册的过程其实是使用该软件的第一大关。

腾讯文档的用户体验与石墨大致相似，但背靠腾讯规模，还支持使用小程序，非常适合在移动设备上与微信用户进行分享和协作。

除了石墨文档和腾讯文档外，有道云笔记还具备云协作功能，除了支持网易邮箱登录外，还支持通过QQ、微信、微博、钉钉等账号登录。

文件传输

百度云盘

日常工作中，出差、开会是我们工作的一部分，在参加新闻发布会或者其他大型活动时，经常需要将视频素材等内容从前端上传到后端进行剪辑。用什么工具上传一直都是一个很头疼的问题。虽然现在有很多支持文件上传的小工具，但从稳定性和易用性上来说，我还是选择花钱买百度网盘。

百度网盘最大的特点就是开通VIP后畅通无阻，但免费情况下的过度限速让它使用起来有些困难。我们的做法是给团队公众号开通VIP。但这样又有一个问题，每次换设备，比如换另一部手机录视频，都要重新登录APP，然后需要及时从后台获取验证码。

因为这个账号用的人比较多，而且大部分素材的上传时间都比较紧张，所以后端通常不会直接从APP上下载，而是让前端通过分享链接来获取素材。

无论是速度、稳定性、功能性、易用性，付费后的百度网盘在很多方面都表现不错，至少对于小型企业来说，一个百度网盘VIP账号就足够了。

其他类似应用： Wen、

由于该公司提供了稳定的网络环境，因此也用于一些需要出国出差的大型活动的素材上传，比如CES、MWC或者IFA。

优点就是在国外用起来很快，充值只是增加空间，但是不限速，当然这种情况下一般都是用个人账号来上传分享，毕竟在国外用还是挺方便的。

文叔叔

文叔是我之前介绍过的一款云存储产品，20GB免费空间，不限速，还是挺诱人的，文叔还可以不用登录就可以分享文件，对大家来说很友好。

文叔还有一个有趣的功能，就是支持以链接的形式通过短信直接将文件发送到邮箱或者手机，省去了再次复制粘贴的麻烦。支持同时发送到最多10个邮箱或者手机号。点击链接即可下载文件，无需登录。速度可达30M/S，20GB空间对于非视频为主的使用来说已经足够了。

牛快运

“牛牛快传”是一款非常好用的手机临时大文件传输服务，特点是使用即走，无需下载APP，直接搜索小程序即可使用。

非登录状态下，“牛牛快传”支持的文件大小不能大于2GB，文件可保存72小时。使用微信或支付宝登录后，文件传输无大小限制，文件可保存168小时（7天）。

速度方面，不算很快，但对于手机使用来说已经足够了，实际测试显示上传文件大概需要1分钟，下载速度基本都在5M/s以上，下载一个100M的视频只需要10秒左右。

物资管理

NAS 云盘

除了出差、会议的需求，内容团队还有大量可以重复利用的素材。比如大量的产品照片，不仅会在点评体验中使用，也会在后续的行业文章中重复使用。这时候，使用自己的素材无疑是更好更安全的选择。

为了更方便的访问自己的资料，搭建私有云 NAS 几乎是最好的选择。不过使用 NAS 有一个烦人的地方就是图片检索，毕竟作为搜索引擎还是全球第一，NAS 中存储的图片需要手动打上标签，方便后期检索。

爱范儿的NAS采用的是群晖科技的产品，除了用电脑下载，还支持手机下载，图库还支持智能分类，可以区分不同的人物、主题、地点，虽然有些不太准确。

其他类似应用：

在搭建NAS之前，内容部门用过一段时间。它是一个照片库应用，支持连接、、One、坚果云等云存储服务。只要将云盘资源库挂载到这个照片库上，就会根据云盘的同步状态实时读取。这样，你在A电脑上编辑的照片导入资源库后，连接的B电脑就可以直接使用。

不管是小众还是主流，多去尝试才有可能找到适合自己的工具。

以上就是爱范儿内容团队日常工作中最常使用的软件，当然这些软件也不是一成不变的，比如之前也用Zoom做电话会议，但经过一番改动，最终被企业微信取代了。而NAS 也是去年因为日常工作不便而新建的。

其实我们可以看到，我们用到的工具有热门的也有小众的，有国产的也有非国产的，关键还是要在个人使用和团队合作中，逐渐找到最合适、最得心应手的工具，这才是提高效率的关键。也希望今天介绍的工具，在尝试之后，能够真正帮到大家。

这是假期远程协作特别计划的第一篇文章，的技术团队和产品团队会持续分享。

本文由李晨和方嘉文共同撰写