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几乎每个律师都会用Word，而且相当一部分律师对Word的使用很有信心。想想看，你的简历上肯定写着“精通Word”。但奇怪的是，如果有人问他们，“Word中的样式功能是什么？”，超过一半的“精通Word”的律师都答不出来……

更惨的是，有的律师让助理整理一份材料，当收到助理修改后的材料时，简直想哭……天呐，不需要修改模式，谁知道删了什么，改了什么……

工欲善其事，必先利其器。为了避免上述尴尬的情况，下面为律师们介绍十个使用Word的小技巧，让大家下班后可以早点回家。

（注：下文以Word 2016 for Mac为例，版本类似）

步骤 1：修订模式

▲标签下的“”功能

别惊讶，直到今天，还是有很多人不知道Word有注释和修订的功能，直接将原文用红色标注或者用高亮标记，作为修改的标记。

你考虑过收文人的感受吗？这可不只是一篇1000字的文章，而是一份长达58页的合同！如果删除或修改这几十页的合同、法律意见书等，无疑会给接手这份文件的下一位同事带来极大麻烦。新人尤其要避免犯这样的常识性错误。

在 Word 审阅选项卡中打开修订选项后，您对文档所做的任何更改都将被记录并签名，以便其他人可以快速了解谁在何时何地进行了哪些更改。这些信息对于修改文档至关重要。

▲修订模式示例

特别提示：在使用修改和批注功能前，记得在Word设置里更改你的姓名，否则你修改过的东西可能会显示为修改者或者一些乱七八糟的电脑品牌名。

第二招：比较模式

如果对方修改了原文档并发送给你，做了大量修改，而你的客户需要你立刻将最终版本发给他，你该怎么办？只要你还留有该文档的先前版本，你就可以利用Word内置的“比较”功能快速找到修改的部分。

▲评论标签下的“比较”功能

以我之前写的一篇文章为例，假设一个是修改前，一个是修改后，对方没有使用修改模式，而是直接在文章中做了修改，通过比对功能，我们可以实现类似修改模式的效果：

▲对比模式效果

左侧可以统计整篇文档的修改数据，如插入、删除、移动等，快速定位内容。“比较”功能也体现了备份文档不同版本的重要性，如果一次修改、删除一个版本，就算是神仙也救不了你。

提示 3：大纲级别和大纲视图

律师对逻辑性要求较高，这一点毋庸置疑，而Word中的大纲层级可以很好地体现一份文件的逻辑结构。大纲视图功能可以将冗长的文档转换为大纲，可以快速浏览和调整主要标题的层级，对于需要严格逻辑性的法律文件来说非常实用。

▲轮廓视图按钮

以这篇文章为例，它被分为 12 个“一级标题”，包括引言、十个“技巧”和最后的总结。大纲视图如下所示：

▲外形图

很明显，这就是我们小学学到的“一般-具体-一般”的结构。在左上角我们可以根据需要修改这些单词的轮廓级别，右边我们可以选择显示级别。

▲选择想要修改的文字，然后按左上角的菜单选择轮廓级别

由于本文结构较为简单，无需进一步分类。但对于内容复杂的法律文件，在对各级标题进行分类后，通过大纲视图可以清晰地看到文件的逻辑顺序和结构，便于理清逻辑顺序，发现潜在的逻辑错误。

同时，设定好大纲层级之后，我们可以利用自动目录功能来自动为文章生成目录。

▲自动编目功能

自动生成的目录风格专业美观，一目了然。

▲自动生成的目录

建议 4：风格

清除格式之后，要改的格式那么多，难道还要一个个选中才能改字体加粗吗？其实Word中还有一个经常被忽视的杀手级功能，可以大大提高律师的工作效率。从Word 2007开始，Word就把样式放在了最显眼的右上角，但很多人表示从来没用过这个功能。试想一下，微软会把这个最显眼的空间浪费在无用的功能上吗？

在网页开发和Word中，有一个概念叫“内容与样式分离”。形象地理解，内容可以看作是你的脸，而样式（用英文说得更形象一点）是你脸上的妆容。文档中的文字是内容，内容上的“格式”，比如字体、粗体、行距等，就是所谓的样式。

很多人在写论文的时候，都会调整字体格式。但更高效的做法应该是“先内容，后样式”，也就是先写内容，再统一格式。以本科毕业论文为例，大部分学校对格式的要求都会比较严格，比如一级标题、二级标题、正文的要求都不一样。如果一个一个去调整字体、大小、对齐方式，那真的……你的效率这么低，你妈知道吗？

▲样式应用示例

第 5 步：云

如果你正在修改一份合同，快要修改完的时候，文件却损坏了，那你就无计可施了，如果还要重写，那就难以承受了，而且费用也很大。

作为一名风险意识极强的律师，怎么能轻视自己的工作成果呢？云备份！随时保存工作成果，以防万一。

目前市面上有很多云备份服务，包括微软官方云备份、百度云、金山快盘等等，这些服务大多都包含文档历史记录功能，可以追溯到任意保存过版本。

▲ One的历史版本功能

对于律师来说，历史版本功能不仅仅是为了恢复文档，还可以用于追踪文档的修改历史。对于需要长期跟进的项目来说，这个功能非常实用。当然，对文档备份要求更高的律师也不要太依赖云备份。U盘、移动硬盘等实体备份也是必不可少的。小编就遇到过连云备份的文档都无法恢复的情况。

此外，云备份还有一个好处就是可以随时随地修改文档，即使电脑不在身边，也可以在手机或平板上安装Word文件，在云端修改文档。云功能就像一份保险单，不用的时候觉得没用，但真正需要的时候，往往能救你一命。

技巧 6：快速保存为 PDF 格式

从 2007 版开始，所有组件都内置了另存为 pdf 格式的功能。从现在起，你不需要再寻找将 word 文档转换为 pdf 的工具了。只需选择文件，另存为，然后选择 pdf 作为格式即可。

提示 7：不要再按 键切换页面

写文档的时候，难免需要翻页，如果你还在用 键翻页，我担心你电脑的 键会坏掉。最简单快捷的翻页方式就是按 Ctrl +（: + ）来翻页。

如果你已经这样做了，乍一看这两种方法似乎没有什么区别，但是打开显示编辑标记/显示所有非打印字符后，你就能看到区别了。

▲显示编辑标记/显示所有非打印字符按钮

▲两种页面切换方式的区别

使用分页功能而不是疯狂地敲击回车键有两个好处。第一是节省时间，第二是可以创建看起来更专业的文档。

提示8：“搜索”功能可快速定位

如果我们需要在一篇很长的文章中快速定位某个关键词，可以试试“查找”功能，快捷键是Ctrl+F（：+F），F代表“查找”。

通过该功能，我们可以快速定位关键法律、关键合同条款等信息，而不需要肉眼逐页搜索。

提示：很多软件都有“搜索”功能，比如浏览器、PDF阅读器等，快捷键一般是Ctrl+F，善用搜索功能可以节省很多检索的时间。

提示9：我应该选择哪一个进行粘贴？

当我们在Word中粘贴内容的时候，每次都会弹出一个小按钮，一般会有三个选项，分别是“保留源格式”、“匹配目标格式”和“仅保留文本”。

▲粘贴时出现的小按钮

保留源格式主要用于跨文档粘贴。例如，如果你从某个网站复制了某条法律条款，并希望保留该网站的格式，则可以选择保留源格式。但是，如果你从多个网站复制内容，并保留所有网站的源格式，文档格式就会变得混乱。

这时，你可以选择匹配目标格式。匹配目标格式意味着所有外部复制信息都会与你现有文档的格式相匹配，其他的则必须遵循你的格式。这样可以实现更整洁的文档外观。

但我经常会用最后一项“仅保留文本”，然后在后面用样式功能统一处理，只保留文本的好处是一定程度上相当于“清除所有格式”，可以保证格式不会乱掉。

如果不确定选择哪一个，只需选择“仅保留文本”以方便以后进一步修改。

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技巧 10：拆分文档屏幕

在撰写法律文件时，经常需要回到文档开头参考一些内容，然后再回到结尾继续撰写。如果文档较短，这还好，但如果是一篇数千甚至数万字的长文档，那么重复多次很快就会让人眼花缭乱。Word 的分屏（拆分）功能可以很好地解决这个问题。

▲ 拆分按钮

按下“拆分”按钮之后，文档会分成上下两个窗口，可以独立滚动，你可以根据自己的需要进行调整，不用来回折腾，是不是很方便呢？

▲拆分后的效果

用好Word意味着可以早点下班

当然，Word的使用小技巧还有很多，小编在这里只是抛出一些想法，希望大家能够充分挖掘Word中的各项功能，合理利用时间，早点下班。

随着云技术的普及，一系列软件也进入了云时代。目前微软正在推广365，它将转型为一项服务。我们可以把365理解为“年度会员”，按年出售服务使用权，让你第一时间使用最新更新。

对于法律人而言，一年一百块钱并不算多，而且我们还有万能的淘宝。

最后我问一个问题：还在用Word 2003的律师们，今年好像是2017年了吧？

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