前几天写的报告，电脑里记不清保存在哪儿了，只能一个文件夹一个文件夹地查。我花了一晚上写好了一份文件，却还没保存。突然，电脑莫名其妙坏了，文章丢了。我花了好长时间写好了一份教案，打开一看，一个字都认不出来，全是乱码。我费了好大劲才做出一个精美的PPT，还有动效和声音，准备在公开课上大放异彩，但上课时电脑无法显示，严重影响了教学效果……

“关键时刻不作为”，如何正确使用电脑提高工作效率，今天杏老师就来和大家分享一些使用技巧吧！

提示 1：快速查找忘记保存的文件

双击桌面上的“我的电脑”图标，打开“我的电脑”窗口，单击工具栏上的“搜索”按钮（或按F3功能键），弹出“搜索助手”窗格，单击“所有文件和文件夹”选项，在“全部或部分文件名”文本框中输入需要搜索的文件名，这里输入“学生名单”。

如果您能提前确定要查找的文件所在的磁盘分区，则可以在“在此搜索”下拉列表框中选择相应的磁盘分区，以缩小搜索范围，节省搜索时间。默认搜索范围是所有磁盘分区。设置完成后，点击“搜索”按钮百度搜索两次会出现下拉吗，搜索到的文件就会显示在右侧的文件列表框中。

注意：如果忘记要搜索的文件名，可以使用通配符来辅助搜索。通配符为“*”和“?”，其中“*”可以代表该位置的多个字符，“?”可以代表该位置的任意字符。你应该养成整理文件的习惯。

提示 2：如何隐藏磁盘分区

右键点击桌面上的“我的电脑”图标，在弹出的快捷菜单中选择“属性”菜单项，弹出“系统属性”对话框，选择“硬件”选项卡，单击“设备管理器”按钮，弹出“设备管理器”对话框，选择“查看”→“显示隐藏的设备”菜单项，此时设备列表中多出了两项：“存储卷”和“非即插即用驱动程序”。

双击“存储卷”选项，展开多个“通用卷”，每个“通用卷”代表一个磁盘分区，与“我的电脑”中显示磁盘分区的顺序相同。右键点击要隐藏的磁盘分区对应的“通用卷”，在弹出的快捷菜单中选择“禁用”菜单项，磁盘分区就会被隐藏。如果想恢复显示，只要重新启用该磁盘分区对应的“通用卷”即可。

注意：无法隐藏系统磁盘分区，隐藏磁盘分区时请确保磁盘分区上没有任何读写操作，否则系统可能无响应，需要重启系统才能恢复正常。

提示 3：如何更安全地保存文件

老师们不要将自己的文件保存在C盘，而应该保存在C盘以外的其他盘中。操作系统文件一般都安装在C盘，如果操作系统坏了需要重新安装，一般不会影响C盘以外电脑上文件和数据的安全。

最好将文件保存在网上，比如QQ网络硬盘、百度云盘或者邮件网络硬盘，或者将文件发送到自己的邮箱。发送邮件时，最好在自己某个邮箱的联系人地址中创建一个联系人组，在联系人组中选中自己需要发送的邮箱地址，这样就可以一次性向多个邮箱发送邮件。

邮件一般都有搜索功能，文件都保存在邮件里，通过在邮件搜索框里输入关键词，就可以快速找到邮件。保存在邮件里的文件，只要有网络，随时都可以浏览。特别是老师上公开课或者外出讲课时使用的课件，一定要保存在邮件里。

技巧4：如何批量重命名文件或文件夹

XP系统提供了批量重命名文件的功能，选中需要批量重命名的多个文件，然后按“F2”键（或在任意文件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”）即可对其中一个文件进行重命名，选中的所有文件都会被重命名（新文件名末尾会有一个递增的数字）。

批量重命名文件夹的操作方法与批量重命名文件相同。

秘诀五：搜狗拼音输入法中“v”字母的神奇之处

很多老师不会输入“二０００”，经常输入“二０００”，使用搜狗拼音输入法中的v模式，就可以轻松正确输入。

在搜狗拼音输入法的中文模式下，输入前导字符“v”进入v模式；然后输入与中文数字对应的阿拉伯数字。例如输入“”，候选框中就会出现对应的大小写中文数字。根据需要选择所需选项前的字母。

技巧 6：如何加密文档

编辑完文档后，正常保存时，先不要急着点击“保存”按钮。在出现的“另存为”对话框中，点击右上角“工具”按钮旁边的箭头，在下拉菜单中选择“安全选项”菜单项，弹出“安全”对话框。在“打开文件的密码”文本框中输入密码。

点击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，再次输入密码确认，点击“确定”按钮，选择文件保存的位置，输入文件名，点击“保存”按钮。

若您想在保存文件时修改密码，操作同上。

技巧 7：如何准确计算特定单词出现的次数

假设要统计某篇论文中“电脑”一词出现的次数，可以选择“编辑”→“查找”菜单项，弹出“查找和替换”对话框，单击“高级”按钮，切换到高级替换模式；在“查找什么”文本框中输入“电脑”，在“替换为”文本框中输入的内容仍为“电脑”。

在“搜索”下拉列表框中选择“全部”，点击“全部替换”按钮，弹出的对话框会显示有多少个替换项，也就是该单词在文档中出现的次数。

提示 8：使用超链接复制信息

选中需要复制的数据，按“Ctrl+c”组合键复制，将光标定位到需要粘贴的目标位置。

选择“编辑”→“选择性粘贴”菜单项，弹出“选择性粘贴”对话框，选中“粘贴链接”单选按钮，在“格式”列表框中选择默认的“HTML 格式”选项，单击“确定”按钮，当原数据发生变化时，复制的数据也将发生相应的改变。

提示9：如何挽救损坏的Word文件

使用“修复”方法打开文件。

在Word中，选择“文件”→“打开”菜单项。在弹出的“打开”对话框中，找到需要修复的文件，单击“打开”按钮旁边的箭头，选择“打开并修复”选项。

提示 10：如何在突然断电或计算机崩溃后挽救 Word 文件

在Word中，选择“工具”→“选项”菜单项，在弹出的“选项”对话框中，选择“文件位置”选项卡，在“文件类型”设置区中选择【“自动恢复”文件】选项，单击“修改”按钮，勾选文件位置后，单击“取消”按钮，返回Word窗口。

打开“资源管理器”，找到这个文件夹的位置，Word会自动把没有及时保存的文件存放在这里，如果这里有多个文件，你可以根据文件的“修改日期”找到你想要的文件并打开。

技巧 11：如何高效编辑长文档

当处理长文档时，可以同时显示文档的不同部分以方便编辑，并且可以使用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分。

打开需要编辑的文档，选择“窗口”→“拆分”菜单项，当前文档窗口将被拆分为两个子窗口。两个子窗口均处于活动状态，可以单独操作任意一个子窗口。若要结束此子窗口编辑状态，可以选择“窗口”→“取消拆分”菜单项，或双击取消文档拆分线的位置。

技巧十二：如何快速输入常规内容

您可以使用自动填充功能快速输入。

输入定期增加的内容

输入规律的内容如1、2、3…星期一、星期二、星期三…A、B、C…

操作方法：输入第一个单元格和第二个单元格的数据，选中这两个单元格，把鼠标移到第二个单元格的右下方，当鼠标形状变成“实心十字”时，按住鼠标左键并向下拖动鼠标到需要填充的单元格处，松开鼠标。

算术和几何级数

输入一个几何序列，例如 1、3、9 等。

操作方法：输入第一个单元格的数据，选中第一个单元格和所有需要填充数据的单元格，选择“编辑”→“填充”→“序列”菜单项，在弹出的“序列”对话框中选择等差数列或者等比数列。这里选择“等比数列”，设置“步长值”，这里设置步长值为“3”，点击“确定”按钮。

提示 13：如何防止复制隐藏行或列中的数据

选中需要复制的数据区，选择“编辑”→“Go”菜单项（或按“F5”键），在弹出的“Go”对话框中单击“Go ”按钮，在弹出的“Go ”对话框中选中“ ”单选按钮，单击“OK”按钮，然后按“Ctrl+c”组合键复制、按“Ctrl+V”组合键粘贴选中的数据区。

技巧 14：如何将表格转换为图片

在中，选中：需要转成图片的单元格区域，按住“+”键，选择“编辑”→“复制图片”菜单项（按住“+”键单击“编辑”菜单，原“复制”菜单项将变为“复制图片”），弹出“复制图片”对话框，选中“格式”栏中的“图片”单选框，单击“确定”按钮，选中的单元格区域就复制成了图片。打开Word文档，把光标定位到需要粘贴的位置，按“Ctrl+V”组合键进行粘贴。

当然，复制的图像内容也可以粘贴到文档中。

技巧 15：如何根据需要安排数据

您可以设置自定义排序顺序。

打开需要编辑的工作表，选择“工具”→“选项”菜单项，在弹出的“选项”对话框中，选择“自定义顺序”选项卡，在“输入顺序”下方的框中输入各教学科目的顺序（如“语文、数学、英语、科学、社会科学、音乐、体育、美术”等），单击“添加”按钮，单击“确定”按钮退出。

选中需要排序的数据区域，选择“数据”→“排序”菜单项，在弹出的“排序”对话框中，在“主要关键词”下拉列表中选择“教学科目”选项。然后点击对话框左下方的“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，点击其中的下拉按钮，选择刚才自定义的顺序，按两次“确定”按钮返回。此时所有数据已经​​按要求排序完毕。

提示 16：使用冻结窗格

这可以通过使用工作表的冻结窗格功能来实现。

要冻结工作表中的第一行数据，请选择工作表中的第二行数据，然后选择“窗口”→“冻结窗格”菜单项。

要冻结工作表A列的数据，操作为：选中工作表B列的数据，选择“窗口”→“冻结窗格”菜单项。

如果要冻结行标题和列标题，则需要先选择标题行和标题列交叉点右下方的第一个单元格，然后冻结它们。例如，要冻结 A 列和第 1 行，请将光标放在单元格 B2 上，然后选择“窗口”→“冻结窗格”菜单项。要取消冻结，只需选择“窗口”→“取消冻结窗格”菜单项。

提示 17：将 PPT 保存为 PPS 演示文稿格式非常有帮助

保存为PPT演示文稿格式。

保存演示文稿时，选择“文件”→“另存为”菜单项，在弹出的“另存为”对话框中，将“保存类型”设置为“显示”，点击“确定”按钮。

保存为投影格式后，如果想做进一步的修改，有两种方法可以做到：一是保存为PPS格式，同时保存一份PPT演示文稿作为副本；二是先打开软件，选择“文件”→“打开”菜单项，在弹出的对话框中选择要打开的PPS投影文件。

提示 18：将内容发送到 Word

打开要编辑的演示文稿，选择“文件”→“发送”菜单项，在弹出的列表中选择“Word”选项。

在弹出的“发送到Word”对话框中，如果是发送大纲到Word，请选择“仅使用大纲”；如果是发送注释到Word，请选择“幻灯片旁边的注释”或“幻灯片下方的注释”；如果是发送讲义到Word，请选择“幻灯片旁边的空白行”或“幻灯片下方的空白行”，最后点击“确定”按钮。

建议19：明智地使用百度搜索引擎

消除不相关的信息

有时，排除包含某些词的材料可以帮助缩小搜索范围。百度支持“-”功能，用于有目的地删除某些不相关的网页。语法是“AB”，减号前必须留一个空格。例如，要搜索有关“武侠小说”但不包括“古龙”的信息，您可以在百度搜索框中输入“武侠小说-古龙”。

相关搜索

如果您不知道该输入什么关键词才能找到满意的信息，百度的相关搜索可以帮助您。首先输入一个简单的词进行搜索，然后百度搜索引擎会为您提供“其他用户搜索过的相关搜索词”供您参考。点击任何相关搜索词即可获得该相关搜索词的搜索结果。

使用双引号和引号进行精确匹配

如果你输入的查询词很长，百度可能会在分析后将搜索结果中的查询词拆分。如果你对这种情况不满意，可以尝试让百度不拆分查询词。在查询词上加双引号即可实现此效果。例如：搜索“上海科技大学”，如果不加双引号，查询词就会被拆分，效果不太好。但加了双引号之后，得到的结果就全部符合要求了。

书名标是百度独有的一种特殊查询语法，在其他搜索引擎中书名标会被忽略，但在百度中，中文书名标是可以搜索到的。带有书名标的查询词有两个特殊作用：一是书名标会出现在搜索结果中；二是书名标所展开的内容不会被分割。

书名标记在某些情况下特别有效，例如，在搜索名字很常见的电影或小说时。如果你搜索电影《手机》，但没有书名标记，很多情况下搜索结果会是通讯工具——手机。然而，添加书名标记后，搜索结果将全部是关于电影《手机》的。

本文根据杨成乾主编、福建教育出版社出版的《教师必须掌握的计算机常用技能》一书编辑整理而成。