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引言：为了高效实现医院协同办公的自动化、信息化、移动化，提高医院管理效率，推进智能化管理。结合我院实际情况，整合医院资源，遵循软件项目管理流程，总结我院“互联网+协同办公”系统建设过程中存在的问题，对问题进行分析并提出针对性的应对策略。医院“互联网+协同办公”系统的实施，加速了医院信息的流通，规范了办公流程，提高了工作效率。针对存在的问题，提出恰当有效的应对策略，将有利于系统的设计和实施，可以促进医院各项工作的系统化、规范化、精细化、现代化。

1 简介

协同办公系统是以计算机和通讯技术为基础，以网络为纽带，联结医疗、护理、教学、科研、行政、后勤等信息的办公事务信息处理系统，是实现行政管理信息化的基础。协同办公系统的应用有利于促进医院管理的规范化、制度化、信息化和决策科学化，使医院工作逐步向数字化、网络化、无纸化、自动化方向发展。但多年来，一直沿用手工办公模式。

局限于固定电脑终端的办公自动化系统存在诸多弊端，如何整合医院资源、提高办公效率、扩大办公空间、保障办公安全、节省办公成本是现代医院办公系统面临的挑战和难点。随着信息技术的不断发展，协同办公系统引入了“互联网+”的思维，我院严格按照软件项目管理流程打造“互联网+协同办公”平台，从需求分析阶段就认真分析我院办公过程中存在的问题和重要节点，打通节点，规范流程，逐步实现无纸化办公、资源整合、工作流自动化，大大提高了医院的办公效率和管理效能，已成为我院日常工作不可或缺的主要工具。

2 问题分析

2014年我院开始实施协同办公系统调研与需求分析，梳理目前的工作流程，分析未来办公自动化的目标与效果，系统上线历时三个月，整个设计实施过程中，我们遇到了一些问题，总结如下。

2.1办公效率低，运行缓慢。在梳理现有工作时，很多工作流程繁琐，部门间协调不到位，导致审批程序过于复杂，拖延了工作进度，难以掌握工作进度，后期也难以分析流程。造成这种情况的原因是医院的一些工作缺乏制度和监督，需要大量的办公用纸，增加了医院的财务支出。同时，医院大部分工作流程都是手工完成的，到处找领导审批，导致医院整体效率低下。工作效率低，进程缓慢。

2.2缺乏内部信息发布平台根据医院工作的需要，我院缺少信息发布平台，由于我院对外门户已经建设完成，因此需要考虑内外门户之间的信息同步，同时内部信息发布平台要考虑到医院内部工作人员阅读的便捷性、数据的安全性、以及用户隐私。

2.3 信息孤岛，数据无法共享。协同办公系统涉及人员信息、物料信息、医院业务信息等，如何防止协同办公系统成为信息孤岛，是规划建设自动化办公平台前要考虑的重点问题。

2.4信息安全风险 “互联网+协同办公”系统注重提高办公效率，不受办公时间和办公地点的限制，这就需要移动办公、网络办公，在访问医院办公系统的同时，如何保证内部数据的安全性至关重要。

3. 应对策略

基于以上问题，为保证协同办公系统的顺利上线，充分发挥系统的优势和功能，结合我所实际情况，在设计和实施阶段采取了几点应对措施，确保系统的稳定运行。

3.1周密筹划、组织保障为确保协同办公系统的顺利实施，组织上高度重视，前期医院成立了办公系统实施领导小组，由院长亲自挂职，下设需求调研组和软件实施组，调研组由各职能部门指派一名熟悉本部门业务和信息化情况的成员组成，负责梳理本部门办公流程并与软件实施团队对接，优化办公流程中遇到的问题，保障工作上线。

3.2 引入“互联网+”思维为提高办公效率，我们梳理分析了各工作流程中的重要时间节点，发现流程慢的主要原因是各审批环节的延迟。在顶层设计阶段，我们引入“互联网+”思维，开发移动端APP，申请企业微信，将电脑上的办公系统迁移到手机和微信上，实现“互联网+协同办公”。整体架构如图1所示。

图1 “互联网+协同办公”系统架构

3.3推广工作流模型规范办公流程，形成每个流程节点可跟踪、可追溯，利用工作流模型落实现有办公流程，绘制工作流程图，与各工作流程相关科室沟通，确定各节点的工作流程，截止2017年11月，医院已建成涉及医院所有职能科室的工作流程148个，通过分析各节点性能，提高节点处理速度，大大提高了医院的办公效率。

3.4 采用OA双门户+外部门户同步模式考虑到医院内部OA系统中的信息具有一定的非公开性，同时考虑到医务人员浏览信息的便捷性、速度性，将OA系统对公开信息设置为双门户，无需登录即可浏览，而对于非公开信息及个人信息，如邮件、短信、微博等，则需要按照个人工号登录后才可以访问；另一方面，为了避免医院内部OA系统与外部门户网站信息发布的重复性工作，我们采用了内外网打通的方式，使OA系统发布的信息能够根据用户需求自动发布到门户网站相应栏目，实现了OA双门户+外部门户的信息整体同步。

3.5整合资源、信息共享，避免OA平台成为信息孤岛。在设计和实施过程中，按照数据规范做好与医院HIS、HERP、人事等系统的接口，从相应的系统采集相关数据，如门急诊、住院等。从HIS中获取收入、门诊量、住院量、手术量等信息。数据共享保证了数据源的一致性，使医院信息系统成为一个整体。

3.6 采用应用数据分离模式根据设计要求，实现“互联网+协同办公”，需要突破内外网壁垒，这自然带来了信息安全风险，为了保证数据安全，除了采用通用的安全设备防护方案外，在系统设计前期就采用了应用与数据分离的策略，将应用层与数据层物理上分开部署，内部通过私有地址互联，因此对应用层的攻击不会影响数据的安全，大大提高了数据的安全性。

4 结论

“互联网+协同办公”系统实现了信息发布、工作流审批、电子邮件、通讯、信息传递、公文管理、会议管理、车辆管理、个人事务、微博等功能。目前，系统已覆盖医院所有科室。系统现已覆盖病区及全体院内人员，每月平均发布信息200余条，浏览人数近2万人次，完美解决了医院内部信息发布问题。随着系统的深入推广，打通了各系统间的数据共享，大大提高了办事效率，以印章使用申请为例，办事效率由平均两天提高到现在平均12小时。系统协同办公功能的完善也是一项长期任务，需要不断优化办公流程，不断改进提升。实现办公流程标准化、信息流自动化、医院资源共享化，使医院逐步提高工作效率，提高工作质量，增强管理效能。

文章来源：《中国数字医学》杂志，作者及单位：刘东、胡宏宇、程华彪、朱向明、杨燕、皖南医学院弋矶山医院。

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