企业采购与付款管理办法

第一章 一般规定

一、为降低采购成本，进一步规范公司采购及货币资金支付行为，根据公司实际情况，特制定本办法。

第二条 适用范围。本办法适用于公司所有原材料、辅助材料、设备及其他物资的采购及付款。

第三条 采购与付款工作必须遵守以下四项原则。

1、公司所有材料采购实行比价采购制度。

2、物资采购过程应严格建立决策、执行、监督、检查等科学管理程序。

3、采购数量、质量、金额严格纳入公司计划管理，根据项目实施情况按计划金额实施采购。

4、公司在支付采购进度、材料、设备及各种费用时，必须严格执行签字程序。

第二章 缴费申请及审批程序

第四条 采购人员应当按照采购合同中的付款协议收集采购订单、入库验收单等相关文件和记录，检查合同执行情况，汇总应付货款。

第五条 采购人员必须及时填写付款申请表和应付账款表，并自行审核，确保数据准确。

第六条 采购人员应将填好的付款申请表和应付账款表报财务部审核。财务部以验收单、采购合同复印件、供应商开具的发票等银行结算凭证进行核对，作为是否支付货款的依据。

第七条 采购总监应当在职权范围内审批付款并签署意见。

第八条 大额采购项目的付款必须由采购总监签署意见后报总经理批准。若总经理有异议，付款申请表及其他票据将转交采购总监重新处理。

第三章 货款支付

第九条 财务部收到付款申请表及采购总监批准的其他文件后，按照公司相关财务制度安排付款事宜。

第十条 财务部会计人员应当及时开具付款凭证，并交出纳办理相关付款手续。

第十一条 出纳付款后，须在进货发票上加盖“已付款”印章，然后交给会计核算处理。

第四章 付款方式

第十二条 网上银行支付。由收银员付款，同时指定另一名财务人员授权。

第十三条 汇票的承兑。供应商要求邮寄承兑汇票的，应先出具《邮寄承兑汇票风险免除证明》。对于邮寄过程中发生的任何损失，本公司不承担任何责任。供应商收到验收单后，及时向公司开具盖章的验收单。加盖计费单位公章的收据作为公司的记账凭证。

第十四条 现金支付。只有经总经理授权并批准的采购部门采购的少量辅助原材料的付款结算，经批准后方可采用现金支付。但支付材料费用超过1000元时，应采用银行转账方式。

第五章 账户验证

第十五条 采购部门必须按月获取供应商的报表，与应付账款明细账或未付款凭证明细表进行核对，查明差异原因。

第十六条 财务部的物料明细账应当定期与采购部、仓储部的物料明细账进行核对，确保账目一致。

第十七条 有关部门应当对本部门的采购业务进行审查，指出错误并提出相应的改进建议。

第六章附则

第十八条 本规定由财务部负责制定、修改和解释。

第十九条 本规定经总经理批准后生效。