在生活和工作中，我们可能会经历购买会计的过程。本文在回顾供应链与财务的关系以及财务的整体框架的基础上，重点对采购业务的财务会计细节进行拆解，希望对大家有所启发。

前言

由于我对金融了解甚少，在学习过程中，我一直觉得金融是一个比供应链更枯燥、更晦涩的领域。虽然供应链也比较晦涩难懂，但我们可以到现场，真实感受到物流和信息流的变化。流动的物体，就像心脏里血液的收缩一样，赋予了供应链灵魂和呼吸。而且，在供应链领域，无论是业务还是系统建设，通常不同部门负责不同的职责，做好自己的工作即可。虽然有协作，但相对脱钩。

财务处理就是信息的收集和计算。通常一份报告涉及到各部门的联动。一旦出现错误，必须从上到下进行调整，而且还涉及各种合规限制（主体合规、税务合规），通常项目一旦涉及到财务部门，难度就会大大增加。这也是很多业务部门在启动项目时通常不愿意涉及财务的原因（但又无法回避，也无可奈何）。在他们看来，财务是一个老套的人，是业务进步路上的绊脚石，因为开会的时候，财务部门的同事最常说的一句话就是“不”、“不合规”。

（这里的木笔只是描述一些公司的现状，并没有对金融的偏见。相反，我个人很欣赏金融同学的专业和无私，哈哈）

在上一篇文章中，我们梳理了供应链与金融的关系，以及金融的整体框架。有兴趣的朋友可以回顾一下之前的文章《产融结合：从供应链业务到财务会计的综合分析》。本文我们将重点拆解采购业务的财务会计细节。

01 采购、仓储、财务核算全流程‍

根据付款时间的不同，采购仓储主要有两种类型：现金采购和信用采购。

①现金购买：一手付钱，一手送货，货款当面结算。

②赊购：买卖双方采用商业信用交易方式，先接收货物，后付款。

现金购买就像我们去超市买东西一样。如果我们想把产品拿走，我们必须先付款。赊购就像小时候去隔壁王叔叔的食堂买冰淇淋一样。我们先把钱记下来，拿到零用钱后再补。

赊销采购在企业中较为普遍。买卖双方根据采购合同交货，到账期后支付货款。赊购模式下，由于货币和货物不同步，财务会计时会发生应付账款、暂估等一系列财务行为。

下图展示了赊销采购模式下整个采购仓储和采购核算流程：

▲采购、仓储、财务（赊购）全流程

① 买方提出采购申请，经批准后，开始与供应商谈判并签订合同；

② 有些采购需要供应商发货前预付款。这种情况，您需要先向财务部门申请预付款；

③供应商将货物送到指定仓库后，仓库收到货物入库后，财务部门根据入库明细进行暂估入库，并计算库存成本；

④供应商发票送达财务部门后，生成应付订单临时估算，出纳根据应付订单向供应商支付余额。

在财务处理过程中，预付款项、应付账款、付款项、存货等都会生成相应的总账凭证。

02 供应商退出全流程及财务核算

如果所购商品无法销售或存在质量问题，根据采购合同，如果供应商愿意接受退货，则可以将商品退回给供应商。供应商退货是采购入库的逆过程，即公司把货发给供应商，供应商把货款退给公司。

退货供应商的业务和财务核算流程如下图所示：

▲退货供应商（赊购）的整个业务及财务流程

① 买家向供应商发起退货申请，并在系统中创建退货单。退货单一般需要指定退回的批次。可以根据原始采购入库订单创建，也可以根据产品的批次库存创建；

② 仓库收到退货单后，根据需要退货的货物明细进行拣货发货，并将发货明细发送回采购系统；

③供应商收到货后，办理退款（前提是已收到本公司采购货款）；

④财务根据发货明细重新核定应付账款，生成总账凭证

03 从采购到仓储的企业财务信息流

从开始采购到最后的财务付款流程，单据的流程如下图所示（当然每个公司的业务不同，设计时每个单据的处理方式也可能不一样，所以此图仅供参考）：

▲采购入库单据流向

① 采购员创建采购订单后，采购系统中会生成采购订单，记录向供应商采购的货物、采购成本等信息；

② 仓库收到供应商的货物后，生成仓单，记录实际入库货物的批次和数量信息。这个仓库信息也会同步到采购系统和财务系统；

③财务系统根据仓储明细和采购成本生成应付供应商款项的应付单。应付单记录应支付给供应商的金额，以及已支付结算的付款信息；

④付款期过后，需向供应商付款。买方（或财务）根据应付票据提交付款申请，申请财务付款。付款申请单记录了本次需要支付给供应商的金额，需要与应付单进行关联；

⑤财务出纳根据付款申请单x向供应商支付应付账款，生成付款单，并核销付款单和发票。付款单记录付款人、付款金额、付款方式等信息。

04 什么是财务预付款？

采购时，如果与供应商的合作不是很深入，或者货物供不应求，供不应求，则需要预先支付一部分采购费用，类似于押金，这笔金额为称为预付款。

已预付款的货物将在财务会计期间冲减应付采购款。即实际支付购买金额时，只需支付剩余金额即可。例如，购买金额为100元，预付30元，则购买金额入库后仍需支付70元。

常见的预付款方式有两种：一是与采购订单挂钩，根据采购订单金额支付一定比例的预付款；二是与采购订单挂钩，根据采购订单金额支付一定比例的预付款；二是不与采购订单挂钩，即签订合同后支付一部分定金。然后下采购订单。

第一类预付款从制度实现上来说是比较明确的。采购发票、预付款、应付账款、付款单都可以自动核销（下面会介绍核销），而第二种预付款就不能很好地进行。对于相关采购订单，在处理财务应付账款时，只能手工核销，财务处理会相对繁琐。

05 什么是临时估算和存储？

暂定估计，顾名思义，就是临时估计的意思。临时预计仓储是指企业采购货物。货物已入库，但公司尚未收到发票。月底应合理估算仓储费用。

为什么要进行初步估计？我的理解是，财务以发票作为最终结算的依据，但现实中供应商往往是先发货后开具发票。这样就会导致货物先入库，发票还没到的情况。但现在实物已经入库了，应该做财务核算了，但是没有发票怎么办？那么我们就要根据仓储明细来对仓储进行初步估算。

暂估入库后，根据采购入库明细生成入库成本和应付暂估费用。真实发票录入后，暂估金额将被反平衡，然后以真实发票金额结算。

▲暂估储存量

暂估回补期间，如果实际确认的仓储成本与暂估金额不一致，如何处理？财务系统会根据实际成本与预估金额的差异自动生成暂估补单，调整仓储成本。若实际成本大于预估成本，则生成正金额的临时预估补单；否则，将生成临时估价补单。金额为负的暂定赔偿令。

关于仓储成本的计算，我们稍后在整理财务库存功能时会详细讨论。

06 财务调节与核销

介绍会计师在编制会计报表时常用的两个财务术语：调节和核销。

枸杞：又称枸杞。是指一份会计报表与另一份会计报表以及该会计报表各项目之间的内在逻辑对应关系。如果不相等或不对应，则说明会计报表的编制存在问题。在采购、仓储等财务处理中，查发票就是将采购入库单据和发票设置为关联单据，相互锁定，联合查询单据可以互相引用。只有经过检查的发票才能入库处理。

核销：核销是指“审核核销”，核销是指“注销注销”。这是将要输入帐户的记录与原始记录关联起来的过程。在仓储付款流程中，核销是确定付款单据、原始发票和应付单据之间对应关系的操作，即表明每笔付款是针对哪笔采购业务付款的。只有已核销的应付单据才能真正用作付款。处理。

简单来说，核对就是将两份文件相互关联起来，核销就是对文件进行核对并核销。

▲审核核销

07 说一个采购案例

最后，我们用一个实际的业务案例来讲解财务核算、预付款、暂定仓储、采购退货等采购流程。

老李是我公司的采购员，采购了1000箱，需要支付总货款人民币。 “这就是采购流程”

根据合同规定，首先需要预付采购订单金额的20%，于是老李向财务部申请了2260元（*20%）的预付款。 7月1日，财务出纳付款。 “这是预付款流程”

7月5日，供应商按时将1000箱巧克力送到X公司仓库，仓库已分批收到货物。仓储明细同步至财务系统，生成暂估仓储记录。 “这是暂定的入库流程。”

7月10日，老李收到了供应商寄来的进货增值税发票。提交至财务录入系统后，生成实际应付单据。系统记录实际应付款项并抵销预计应付款项。 “这是对实际应付金额的临时估计。”

7月20日，付款日到来，老李向财务申请根据应付票据支付供应商余款9040元（这张应付票据已预付2260元，还剩9040元）。 “这是支付申请流程”

7月25日，付款申请获得批准后，出纳员根据付款申请向供应商银行转账9040元，并在系统中生成付款单。该付款单已根据应付单和发票核销。 “这是付款流程”

8月10日，七夕节过后，巧克力还剩200盒。根据合同，老李在采购系统中创建了退货单，并将剩余库存按原价退还给供应商。仓库根据退货单中的信息发货。这是供应商退货流程”

8月15日，供应商收到仓库退货后，为X公司办理了2260的退款，财务部门收到退款后，创建退款单记录付款情况，并生成负数的应付单抵消原始应付单据。 “这是退款的财务流程”

专栏作家

scm木笔，微信公众号：供应链产品笔记，人人都是产品经理专栏作家，写过《实用供应链》一书，成为既懂业务又懂系统的实用供应链专家。