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随着网络和信息技术的快速发展以及大数据、云计算、人工智能的广泛应用，传统的档案工作模式面临新的挑战。作为管理和指导人民日报社档案工作的职能部门，我们要积极调整观念，适应形势发展，努力推动档案工作升级转型。要以档案信息绝对安全为底线，以丰富档案资源体系为抓手，以提高档案利用能力为目标，持续推进报刊档案资源体系、档案利用体系建设、档案保密系统，切实提高报刊档案管理和应用水平。

建设目标

建设资源丰富、使用方便、安全可靠、管理高效的档案资源体系、利用体系和保障体系，基本实现以信息化、智能化为核心的档案管理现代化。推进档案全面数字化，推进全媒体数据库和全媒体档案资源管理系统建设，建设报刊资源体系，实现全社会档案资源集中统一管理；建设档案门户和档案智库系统，拓展“云端”应用，构建档案利用系统，方便报社全体用户获取和利用档案资源；加强硬件设施建设，加强档案库房安全管理研究，加强信息安全防护体系建设，构建档案安全体系，确保报刊档案信息安全保密。

施工原则

人民日报档案馆“三大体系”建设的原则是：急需先建、抑茬推进。抓好“数据库”开局，推进平台、资源、利用、安全等方面建设。架构合理，扩展灵活。按照资源层、服务层、应用层三层架构设计，应用层可灵活扩展。统筹资源，综合利用。统筹规划数据、计算、存储、网络、安全等资源，实现各类文件的综合利用。服务智能、高效、便捷。提供文件之间的智能关联推荐、智能挖掘分析等服务，实现高效便捷的访问。

建设内容

一、稳步推进全媒体档案资源体系建设

（一）逐步有序推进档案全面数字化。实现覆盖报纸所有组织架构，涵盖文档、新闻、专业、图片、音视频等媒体文件的数字化转型。按照“优先增量、保证质量”的原则，在完成增量文件扫描的基础上，逐年完成库存传统载体文件的数字化，不断优化数字文件资源结构，利用技术手段例如电子签名、时间戳和数据封装。 ，确保数字档案真实、可靠、完整且长期可用。

（二）大力推进全媒体数据库建设。一是基础数据建设。建设目录数据库、原文数据库、多媒体数据库，统筹管理，综合利用全报各类、媒体档案数据，实现“物理分散、逻辑集中、全报共享”，深入探索档案数据的隐藏信息和相关性。信息为决策提供有力支持。第二个是数据挂钩。利用软件自动校对目录，统一定义文件命名规则，建立相应的关联，实现目录库和文件库的批量附加。三是专卷库建设。根据年代脉络和发展事实建立专卷数据库，详细记录重大事件的全过程。第四，网络数据存储在数据库中。与内网主页及各业务系统建立标准接口，实现内网数据在线存储；利用大数据、智能搜索引擎等技术，获取报纸各媒体平台在互联网上发布的重要数据，并自动存入数据库。五是历史数据迁移。统一电子文件格式、数据存储压缩标准等，实现历史档案数据的迁移，保证档案信息的连续性和完整性。

（三）抓紧落实全媒体档案资源管理制度。全媒体档案资源管理系统以档案资源管理为核心，聚焦档案收集（收集整理）、管理（统筹管理）、保管（智能存储）、利用（研究利用）、和考试（评估和评估）。开发建设具有人民日报特色的统一归档平台、集中管理平台、智能存储平台、研究利用平台、数据库支撑平台等系统功能。通过技术创新，帮助重构管理流程，打破部门界限，消除业务壁垒，实现全社会档案资源的统一管理和共享。

（四）加强档案信息标准化体系建设。按照国家档案信息化建设标准规范要求，构建人民日报社档案信息化标准规范体系，为报纸档案信息化建设提供根本遵循。研究国家相关管理规定，直接采用适合报纸建设的标准，结合实际修订部分标准，组织制定尚空白的标准，构建符合人民日报档案信息化特点的标准体系。

2、深入研究档案利用体系建设

（一）加快实施档案门户网站建设。建设人民日报档案门户网站，拓展档案信息服务渠道。网站采用智能化后台管理系统，操作简便、内容丰富、权责明确。既满足报刊档案管理的要求，又满足员工的浏览、查询需求。网站围绕报社档案工作，设有档案介绍、政策法规、业务指导、工作动态、网上展厅、报刊档案等版块。开辟工作交流、业务咨询等互动渠道，出版档案馆藏指南和检索目录，定期更新特色档案信息。发布为报社干部职工提供服务。

（二）建设人民日报档案智库体系。利用信息化、智能化、自动化技术，致力于探索档案评价、分析、研究的新形式、新方法，为报刊档案工作提供智库支撑。一期建设目标是开发“档案分析研究”功能，对报社内部工作网、报社电子政务等与报社核心工作和重大事件相关的档案信息内容进行检索、汇总、比对和分析。网络、互联网，提出档案整理和研究建议。建议及对策。二期拟打造“档案编研制作”功能，整合编研资料、编研建议等资源，聚合选题、编辑、制作等流程，支持多种媒体发布，打造档案整理和研究的创新形式。

（三）拓展“云端”建设。以“在云端构建系统，整合资源，提升整体效率”为目标，构建专有云，整合文件服务；应用终端扩展到手持式、桌面式、嵌入式等。客户端向云端发送服务请求或上传数据，云端响应请求并向客户端分发服务，云端通过网络链路聚合资源。开发档案管理APP，使应用程序任何人都可以使用，数据可以随时使用；注册“报业兰台”公众号，交流档案工作经验、相互审阅编辑研究成果等；在人事、财务等系统中嵌入档案管理模块，方便用户访问各自业务系统内的档案数据，拓展应用渠道，提高整体效率。

三、加强档案安全保障体系建设

（一）加强硬件设施建设。结合报社现状，建设适应数字档案资源管理要求、满足档案利用需要的硬件设施，包括网络基础设施、系统硬件设备、安全系统、终端及辅助设备等。升级网络设备并配备支持海量多媒体数据传输的交换机和跨网络交换设备，为内外网络提供稳定的网络基础。配备高速高精度非接触式扫描仪，自动跳过无效页面，保证扫描顺序、连续、高效；配备智能多盒喷码机，实现文件盒批量快速专业打印。

(2)智能档案仓库管理系统方案研究。以智能化管理、用好报纸档案资源为目标，研究制定智能化档案仓库管理系统方案。该计划围绕六大功能：一是仓库安全系统功能，与门禁和其他设备配合运行。当出现异常情况时，会发出声光、短信、电子邮件等多种通知，并启动报警地点的视频监控进行录像。二是仓库环境系统功能，利用传感设备实时采集仓库环境数据，在超过阈值时自动控制和调整相关设备的状态。三是智能仓储设备配备智能紧凑型货架设备，可通过触摸屏实现货架的打开、关闭、锁定等功能。四是图形化虚拟仓库展示功能，通过电子大屏直观展示档案仓库。您可以通过图形界面操作来打开和关闭紧凑型机架，并实时显示紧凑型机架的开关状态以及温度、湿度、空气质量等环境数据。五是跨数据库搜索功能，提供从系统内所有数据库中按关键字进行搜索的服务，准确定位文件的存储位置。六是馆藏查询统计功能支持从“统计范围”、“统计项目”等多个维度进行馆藏查询和统计，并提供在线打印或下载。

（三）加强信息安全防护体系建设。在做好设备更新、系统升级、网络改造等日常工作的同时，要充分重视安全防护体系的建设，包括档案信息系统级防护、档案数据存储机制、安全备份和灾难恢复等。保护级别不得低于三级标准，分级保护级别应当与电子文件最高保密级别一致。构建具有定期扫描和诊断功能的在线存储系统，利用磁带、光盘、硬盘等存储介质实现电子文件的离线备份，构建容灾备份系统或使用专有云进行在线备份，确保数据安全。

坚持总体理念，统筹谋划报纸档案“三大系统”建设，加大科技应用推动报纸档案工作转型升级，加快科技创新推动建设深入推进档案“三大体系”建设，使档案工作更加全面。最好重点发展办报中心、为报社服务等各项事业。

（作者单位：人民日报社办公厅保密档案处）