商务会议的准备

为确保会议顺利完成，达到预期目的，会议的准备工作十分必要。对于秘书工作来说，会议的准备工作主要包括：制定会议计划，制定会议议程、日程、程序，制作和下发会议通知，安排会场，制定会议应急预案等。

1. 制定会议计划

制定会议计划时，秘书应确定会议名称、主题、时间、地点等基本要素，成立会议工作组并制定会议预算。

会议名称一般根据议题或主题确定，可以概括会议的时间、届次、范围、规模和主办单位等。例如，“天地公司2005年全员总结大会”会议的主题是根据会议的目标确定的，并落实到会议上讨论或解决的具体问题上。

会议的最佳时间取决于主要领导是否出席，主要包括会议的实际时间和会议期间的休息时间。选择会议场地的要点是场地大小适中、位置优越、环境适宜、交通便利、配套设施齐全。

制定会议预算。秘书制定会议预算必须科学合理，并报上级批准。在下面

2.制定会议议程、日程和程序

确定会议议程，根据出席会议主要领导情况确定主持人；根据会议主题确定会议发言人；围绕会议主题确定议题和讨论方式；根据会议目的，安排主要领导对会议进行总结。联想举办技术培训研讨会。会议由副总经理主持。以下是经理秘书准备的会议议程：

早晨：

1、总经理就技术培训问题作工作报告。

2、培训部总监专题讲话。

3、生产部部长专题讲话。

下午：

1.小组讨论。

2、人力资源部总监宣读公司技术培训计划草案。