在信息技术的影响下，办公工作逐渐提倡无纸化、电子化流程，越来越多的文件将存储在电脑中。虽然这确实方便，但也带来了以下“令人头疼”的问题：

……

这些问题其实可以称为“文档管理缺失”。那么如何解决呢？

本文将告诉您如何使用WPS零门槛上手文件管理，快速找到您想要的文件。

01：档案管理四大要点

计算机中海量的文件逐渐使“文件管理”成为一门大学学科。很多人会根据实际场景需求总结出各种方法和习惯。

但实际上，与以下四点密不可分：

下面我们就结合上图中提到的4点来解构如何使用WPS来实现初步的文件管理。

02：利用高效首页解决备份和同步

在WPS 2019中，新的主页有两个快捷栏：“最近打开的文件”和“个人中心”，这将帮助您快速上手最基本的文件管理。

如果您将文档备份到 ，则可以充分发挥文件管理功能。

1）给文件加星标

如果您需要经常打开某些文件，可以选择已上传到云文档的文件，右键单击，选择“添加星标”。

添加后，直接在首页“最近打开”的⭐️星中即可快速打开，无需花时间寻找。

（添加星标后，可以在左侧“星标”下找到该文件）

切中重点！为文件添加“星”的行为将自动备份到WPS帐户中。

这意味着无论你换到哪台电脑或手机上，只要登录同一个账户，就可以直接快速查看和编辑，解决了不知道重要文件放在哪里的问题。

（手机上也可以点击上方星号查看）

2) 实时同步文件夹管理

在WPS“云文档”中，可以直接新建文件夹，并支持将文件移入文件夹，方便对文件进行直接分类。

这些托管文件夹将保存到WPS帐户中；即使切换到不同的设备，它们也将保持一致。

以我自己的工作为例，我可以将我的工作分成不同方向的多个文档。即使临时有事，在路上/在家也可以直接登录WPS进行查看和编辑，不再局限于公司的办公电脑。

值得一提的是，WPS“云文档”会创建一个以设备名称命名的文件夹，自动加密备份不同设备之间打开过的文档，防止因意外退出而导致文件丢失，进一步实现跨设备办公。

您可以点击WPS左侧的“云文档”，查看“我的设备”文件夹。单击可查看不同设备的子文件夹。

此外，WPS 2019还支持创建常用的文件夹快捷访问方式。

只需右键单击云文档中的文件夹并选择“固定到常用”，即可在主页面板中快速访问该文件夹。

（即使您切换设备，登录账户后也可以同步此设置）

02：使用云文档解决繁琐的命名

对于大多数用户来说，文件管理的难点在于“文件命名”，更大的难点在于对​​同一文件的不同版本进行命名。

例如：我们编辑完一份文件后，总是需要和领导、同事一起核对，然后根据修改意见反复修改、检查……

这时，此类文件的命名方式就会影响后续的搜索（有时你自己也分不清）

但如果你选择使用WPS云文档，那么上述问题就不会存在，因为命名相同文件不同版本的问题已经用更科学的方法“历史版本”解决了。

您不再需要重复保存文档，可以根据修改注释直接进行编辑。 WPS云文档会自动记录编辑时间、保存版本、编辑者。

（点击云文档中任意文件即可查看“历史版本”）

更酷的是，只需点击一下即可预览文件的所有版本，还支持直接导出和恢复。无需重命名文件，WPS云文档“历史版本”可以自动帮您完成！

（100+版本，完整备份存储也是可以的）

03：快速搜索和类别搜索可以快速完成

文件管理的目的是在需要时快速查找和定位文件。也可以在WPS的内置功能中轻松实现。

1) 使用“搜索框”进行快速搜索

在快速搜索方面，WPS 2019首页提供了搜索框功能。用户可以通过搜索文件名快速找到文件及其位置。

如果您将文件备份到 .

详情如下图所示：

2）善用类别搜索中的“过滤”

文件格式非常多样，常见的有文档、表格、PPT、PDF、图片等。为了方便用户快速分类和搜索文档，WPS 2019提供了“过滤”功能。

只需点击主页上的“过滤”即可排列不同格式的文档：

最后我们总结一下，通过开启WPS中的“云文档”功能，可以充分践行文件管理的四个要领：

……

如果您没有良好的文件管理习惯，建议您使用WPS 2019的上述功能，防止出现关键时刻找不到文件的情况。