这种情况在一些企业中相当普遍。笔者曾经遇到过一个夸张的故事：一名IT员工用自己的账号为公司购买了一台电脑。结果，因为工作太忙，他积累了5万至6万元的发票却一直没有报销。有人说他傻，白给公司垫了钱。有人说，他赚了，因为买电脑有一些积分，都转到了他的个人卡上。

从事实来看，他确实是给公司买电脑的。每台计算机均由公司员工使用。发票可以与每台电脑进行匹配。他为公司垫了那么多钱，却没收利息。自然是要报销给他的；但从金融、税务监管的角度来看，他看似“无私”的行为或许也存在一些隐患。

1、是否可以报销的问题

虽然我们通常讲需要“三流一致”，即保证货流、资金流、发票流的一致。但在某些特殊情况下，也可能会出现这种三流的不一致。例如，员工出差入住酒店，然后回来支付费用是很常见的。虽然是员工垫付的，但还是可以报销的。

国家税务总局在2016年5月26日的政策问答视频会议上也表示：“现行政策从未对住宿费进项税额抵扣作出类似限制性规定。无论纳税人使用私人账户还是公司账户 仅支付住宿费 只要购买的住宿服务符合现行规定，进项税额均可抵扣。此外，需要补充的是，不仅是住宿费，纳税人购买的任何其他商品和服务也不会因支付账户的不同而受到区别对待。对进项税额扣除作出了限制性规定。”

不过，尽管如此，我们在最终报销过程中还是有一些需要注意的地方：

首先，您必须取得符合规定的发票。例如，发票上有公司抬头的信笺，如果您没有获得合规的报销凭证，则无法报销。

其次，必须遵守公司内部规定。例如，发票中列出的货物是公司需要的，价格在预算之内，并且该物品已提前获得相关批准。

最后，这笔钱如何报销？如果之前有过预付款，则多退，少赔。如果没有预付款，那么将直接报销员工。

2. 尝试选择最佳解决方案

有时会出现特殊情况，例如时间限制，员工会收到临时预付款。但在大多数情况下，应该制定规则和法规来优化此类流程。

首先，考虑公司是否可以转让。对于金额较大的交易，不适合员工垫付。和之前购买电脑一样，不适合员工预付款。

其次，如果考虑到确实需要预付款的特殊仓位，可以固定一个流程，比如安排少量的周转准备金。

另外，从内部控制的角度来看，即使是临时性的提前，也应该得到相应层级的批准后才能实施。随后，相关原始文件也需要仔细核对，确保与实物和事先安排一致。

一般来说，出现这样的情况，可以从公众号进行报销，但是你要思考流程是否还有优化的空间。