第一章：一般规定

1.1 目的

该系统的目的是规范学生资助档案的管理，保证学生资助政策的落实，提高学生资助工作的效率和效果。

1.2 适用范围

本系统适用于学校、学生资助机构等管理学生资助档案的单位。

1.3 定义

（一）学生资助档案：是指用于记载学生资助申请、审核、发放等信息的文件、资料。

（二）学生资助机构：是指负责学生资助工作的相关机构，包括学校、学生资助基金会等。

（三）学生资助政策：是指国家或者地方政府制定的学生资助政策、规定。

第二章 学生资助档案的建立与归档

2.1 建立学生资助档案

（一）学生资助机构应当按照学生资助政策要求，及时建立学生资助档案，并安排专人负责学生资助档案的保管和管理。

（二）学生资助档案应当包括学生基本信息、资助申请材料、审核结果、拨付记录等信息。

2.2 档案管理

（一）学生资助机构应当按照归档要求对审核下达的学生资助档案进行归档和管理。

（二）档案管理应按不同学年、不同资助项目分类，并按一定顺序编号。

（三）档案管理应当保证学生资助档案的安全、完整，防止丢失、泄露等。

第三章 学生资助档案查询与使用

3.1 查询权限

（一）学生金融机构应根据工作需要设置不同的查询权限，确保查询操作的合法性和安全性。

（二）学生金融机构内部人员应当按照权限要求进行查询操作，不得越权进行查询。

3.2 查询方法

（一）学生金融机构应提供多种查询方式，包括网上查询、线下查询等，满足不同用户的需求。

（2）查询结果应按照规定格式显示，方便用户查询和使用。

3.3 使用限制

（一）学生资助档案的使用应当符合法律法规和相关政策要求，不得用于其他非学生资助相关用途。

（二）学生资助档案的使用应当保护学生个人隐私，严禁泄露、篡改学生资助档案。

第四章：学生资助档案的保密和安全

4.1 保密义务

（一）助学机构内部人员应当严格遵守保密制度，保护助学档案的机密性。

（二）学生金融机构应加强对内部人员的保密教育和监督，提高保密意识和能力。

4.2 安全管理

（一）学生资助机构应当建立相应的网络安全和信息安全管理制度，确保学生资助档案的安全。

（二）学生资助机构应当定期开展安全风险评估，及时修复和更新安全漏洞，确保学生资助档案安全。

第五章 学生资助档案的保存与销毁

5.1 保质期

（一）学生资助档案保存期限按照有关法律法规和政策要求确定。

（二）过期的学生资助档案应当及时销毁。

5.2 销毁程序

（一）学生资助机构应当建立学生资助档案销毁程序，保证销毁操作的合法性和安全性。

（二）学生资助档案的销毁应当由专门人员进行，销毁过程应当有明确记录并进行监督。

第六章 学生资助档案的监督与评估

6.1 监管职责

（一）学校学生工作办公室、保密处、资助处应当加强对学生资助档案管理的监督和指导。

（二）助学机构内部应建立相应的监督机制，确保助学档案管理规范进行。

6.2 评价与考核

（一）学生资助机构应当定期进行评估和考核，包括学生资助档案的建立、管理和查询等。

（二）及时反馈评价考核结果，并据此作出相应的反馈和改进。

结论

该制度的制定和实施，有利于规范学生资助档案管理，提高学生资助工作的效率和效果。学校、学生资助机构等应当严格遵守本制度的要求，确保学生资助档案的安全、保密、完整。