如何以9个步骤制定项目时间表

最有效的人遵循一个简单的规则 - 如果日历上没有计划，则不会发生。您的团队也是如此。但是您的“必备”工具不是日历，而是项目时间表。

项目计划不仅仅是日历或时间表。这是一本记录需要做的事情，谁做，何时以及需要什么资源的手册。您的计划是指南，但它也是阻止范围传播或寻求更多帮助的工具。因为无论您的工作有多努力，所以时间都是不可能获得更多资源的时间。

但是，就像项目管理中的所有内容一样，项目计划需要找到简单性和复杂性之间的最佳平衡。在本文中，我们将教您如何创建项目时间表，在项目的整个生命中保持更新，以及如何使用它来获得范围和资源的支持。

项目时间表的目的是什么？

简而言之，项目时间表回答了三个关键问题：

每个元素都是确保项目按计划进行的重要组成部分，并且团队集中精力。但是项目计划不是静态文档，而是应该适应项目实际情况的动态指南。

您的工作范围可能会扩大。您的队友可能需要意外的休假。否则您公司的目标可能会改变，迫使您推迟截止日期。如果使用得当，您的项目计划将指导您解决所有这些潜在问题。

首先，让我们看一下每个元素以及它们在日历上的显示方式。

1。需要做什么？

一个有效的项目计划连接任务和时间。但是，要正确估计开始和结束时间，您首先需要知道需要在高水平上完成什么工作，需要哪些资源以及这些工作的一般顺序。

从更重要的里程碑开始。然后，将其分解为较小的步骤，这样您的团队就不会感到不知所措。接下来，找到任务之间的依赖关系并开始分类。例如，在开发新功能之前，您可能需要清理旧代码或修复一些遗留错误。

2。谁会这样做？

适当的项目时间表应考虑到上下文和资源，尤其是对于您的团队。当您将里程碑分解为任务时，您需要将其分配给特定的团队成员。至少，您应该知道您的估计基于哪种类型的人。

例如，该功能是否应该由高级开发人员进行一天？如果每个人都很忙并且需要将其分配给初级开发人员怎么办？

时间表还可以帮助您了解团队是否超负荷或有疲惫的员工的风险。通过提前完成工作，您将能够在遇到障碍之前获得更多的资源。

制定项目时间表的9个步骤

3。什么时候需要完成？

看起来项目时间表应该与时间相关。但是，这是难题的最后部分。既然您对里程碑，任务，估计和人力资源有了清晰的了解，则可以将它们拼凑为时间表。

您需要首先要做什么才能发布资源或解锁未来的任务？如何优化整个团队，以便人们不必等待其他任务完成？

项目计划的“安排”一部分应该是一个协作过程。要求所有人帮助估计工作量，发现依赖关系并设定截止日期。他们将更加高兴地遵循他们帮助制定的计划（并将更加了解出现问题时！）

如何以9个步骤创建项目时间表？

制定项目计划要比编写待办事项清单或每周计划要复杂得多。这是我们将雄心勃勃的公司目标转变为明确而简洁的项目计划的指南：

1。澄清项目目标

从大局开始：需要做什么？您很可能已经在另一个文档中定义了该项目的总体目标和业务目标。查看这些目标（以及您确定的任何风险），以了解该项目的摘要。

这可能会感到多余，但是当您开始定义项目进度时，它有助于奠定基础并添加背景信息。

2。确定所有项目利益相关者

利益相关者是每个需要参与或了解项目进度的人 - 从您的首席执行官到依靠其他团队的任何人，您按时完成该项目。

利益相关者可能会对您的项目进度产生过多的影响。因此，早期识别和与它们互动至关重要。然后，制定一项沟通计划，使他们在整个项目中保持最新状态。

3。确定发布日期或冲刺周期

没有孤立的项目。可能还有其他团队想从您的工作中学习。定义项目时间表的最佳方法之一是从最后开始。

设定截止日期以确定何时满足完成定义并启动项目。如果使用敏捷，则需要确定节奏，以实现季度OKR。

这个截止日期只是一个起点。当您分解工作并估算每个任务的时间时，可能需要将其推迟（或推迟）。但是，请对自己和您的团队更加慷慨。

制定项目时间表的9个步骤

4。转到任务管理并列出里程碑和步骤

接下来，将较大的任务和里程碑分解为可实现的子任务。这是任务管理的基础。虽然看起来很简单，但它是破坏项目计划的最简单的地方之一。不幸的是，几乎不可能提前想象所有任务。

相反，您需要使用一些技巧来弄清项目进度中需要完成的所有任务：

从最后开始，列出里程碑。想象您已经完成了该项目。实现这一目标需要什么？从高水平开始，并用思维地图或白板可视化主要里程碑。

让您的团队参与进来，看看您缺少什么。您的团队将负责完成这些任务，因此他们可能很清楚涉及的内容。一旦您进行了高级故障，请他们咨询并填补所有空白。

将多步任务分解为更简单的任务。确定任何“小项目”，并将其分解为单个组件。一个好的经验法则是，如果任务看起来太大，则太大了。

5。查找任务依赖性

完成最后一步后，应为您提供详细的任务列表和需要按顺序完成的里程碑的粗略轮廓。从依赖项开始（即哪些任务取决于其他任务）。

在项目管理工具中，可以将较大的任务分解为子任务，并将它们链接在一起。如果应以特定顺序完成任务，则可以在准备就绪时指定每个任务的开始日期和结束日期，甚至可以创建依赖项，以防止一个任务开始直至另一个任务。

这将帮助每个人确定处理哪些任务以及如何相关的顺序。一旦项目计划转换为可视化平台（例如甘特图），依赖项将变得更加清晰。

最后，将所有这些任务分配给合适的人也可以帮助您突出超负荷的团队成员。如果某人的任务太多，他们可能会成为瓶颈或风险（如果他们需要休假或其他事情发生）。

6。估计任务时间和精力

最后，是时候开始将您的任务连接到实际时间表了。估计完成每个任务并将其添加到项目管理工具所需的时间。现在，说起来容易做起来难。估计是一项需要时间来掌握的技能，尤其是当您从事不熟悉的项目时。

最后，在估计项目时，请记录您的逻辑。例如，如果您估计任务需要10个小时，则将其分配给您认为可以在那个时候完成任务的人（高级开发人员与初级开发人员）。这样，如果您必须更改任务分配，则可以相应地调整时间表。

7.安排团队成员完成每个任务

现在，您可以将所有信息放在一起，以有意义的顺序排列任务，并将其分配给特定的团队成员。

在此阶段，唯一要注意的是继续检查您的依赖项和每个团队成员的工作量。

制定项目时间表的9个步骤

8。使用甘特图表，板或日历可视化您的项目进度

文本可以很好地显示项目的特定内容。但是有时候，您需要看到一些直观的计划才能清楚地了解该项目。

对于传统团队，甘特图表和日历项目视图可以帮助您了解整个项目时间表。甘特（）在一个视图中直观地“堆叠”每个任务或里程碑，以便您可以从头到尾查看整个项目。

9。制定更新和调整时间表的计划

从一开始，没有项目计划是完美的。那么，为什么要花那么多时间设置时间表并在您开始工作时将其从蓝色中扔掉呢？

项目计划者是一种强大的决策工具。当您达到里程碑时，必须重新评估母猪或遇到一些意外的更改，您的日程安排为您提供了正确前进的背景和信息。

即使一切按计划进行，也最好每周定期检查您的日程安排以检查进度并进行任何更新。创建更新计划任务。您甚至可以在每次限制执行此操作所需的努力的情况下包括一个模板清单，以最大程度地减少。

敏捷团队如何制定项目计划？

项目计划最常用于实施传统项目管理的团队（也称为瀑布）。但是敏捷团队也需要保持正轨。敏捷项目计划与计划更相似 - 您可以审查产品路线图，组织积压和计划的。

以上许多步骤可以轻松地转换为此过程。您仍然需要估算任务，将日常工作与更大的里程碑和OKR联系起来，并确定依赖项。但是，您没有考虑这些因素并计划整个项目，而是计划冲刺（或季度）。

总结

制定全面的项目计划将帮助您顺利启动项目。但是要保持步伐，您的团队需要彻底理解它。确保您的日程安排始终是最新的，并且每个人都可以访问。

项目计划将指导您走正确的道路。您是否可以坚持取决于您。每当您感到不知所措或迷失时，请参阅您的项目计划，以便您距离恢复正轨仅一步。