​写在前面：

本文是作者在某公司编写的一个管理程序，用于处理采购和付款过程中出现的问题。

（一）预付款

1.如果预付款供应商是第一次与我司开展业务，销售人员必须负责要求供应商向我司提供三合一营业执照和一般纳税人资格批准证明，其中必须填写付款申请时附上。 然后交给付款审批人审核，然后转入财务。

当财务部门在登记付款前发现供应商为新供应商时，应在付款申请后立即检查是否有上述证明文件。 否则，将不会付款，并会及时通过电子邮件通知销售人员未付款的原因。 新供应商的认定以发票开具单位名称为准，并经财务部门认定。 企业需要支付货款前应与财务部门沟通确认。

2. 登记付款前，财务部门应检查：

A、是否曾经预付过，如果预付过，之前预付的比例与本次预付的比例是否在100%以内。

B、若该供应商有任何投诉或曾有退货需要扣款，应及时通过电子邮件通知相关销售人员确认。

3、无论是现货预付款还是定制预付款，供应商必须在交货后7天内向单证部开具增值税发票。 文件部负责提示和开票内容，并将负责任地配合相关业务。

4、供应商发货后3天内，业务经理通过邮件通知仓库开仓单，并抄送财务部。 财务根据仓单订单登记预付款账簿。

（2）应付账款

1、应付账款销售人员负责与供应商协商信用期限和信用金额，并及时通知财务部，或在付款申请表上注明。

2、财务部门必须收到供应商的发票和仓库的收货单。 两者合二为一称为应付账款。

3、金融应付账款的支付必须同时满足下列条件，且不能缺少：

A、供应商信用期已过（以入库日期为准）

B. 供应商发票已到达

C.财务收到仓单订单

D. 财务收到审核通过的付款申请

E. 已售出并已开具发票

原则上财务在付款前会根据上述条件进行筛选，将符合条件的应付清单报总经理审批，财务根据审批后的清单进行付款。

4、为了保证付款的准确性，付款申请表上必须填写供应商的全名，不能是缩写。 如果更改名称或金额，财务部门将不予支付。 必须重新填写正确的付款申请并重新批准。 。

5、财务部负责不时与供应商进行对账。 如果往来账目清晰，就会付款。 对于交易情况不明或不配合对账的供应商，将暂时扣留货款。

6、在与供应商对账过程中，供应商需要提供交货收据以证明供应商的交货记录。

(3) 购买退货

由于各种原因，销售部门通知物流部门将货物退回给供应商。 发货时，仓库应及时开具退货单并交给财务部门，以便日后与供应商结算财务记录。 同时应通过电子邮件通知文件部门修改。 销售报告。

（四）财务支付前的操作

1.根据支付申请，查看该订单或申请是否之前支付过，是否重复支付。

2、根据支付申请，查看该订单是否有投诉、是否暂停支付、是否有需要从货款中扣除的退货记录，并与相关业务确认。

3、根据付款申请编制付款清单，提交总经理审批。

（五）财务支付后的操作

1.将总经理批准并已付款的付款清单通过电子邮件发送给相关销售人员。

2、将经总经理批准并已支付的付款清单登记为付款台账，方便日后查询。

3、应付账款和预付款项应分别登记在付款台账中，以便将来查询。

4、将支付账本（及时更新）放到服务器上，供商家在支付申请前填写支付申请表或核对。