酒店管理公司资金管理
系统
为规范酒店资本运营管理工作，根据集团相关财务管理制度的规定，结合酒店业实际经营情况，特制定本办法。 第一章 总则 第一条 各人员必须凭合法、完整的原始凭证按要求粘贴、填写报销单据。 1、原始凭证的基本要求 1）原始凭证的内容必须包括：凭证名称； 填写凭证的日期； 填制凭证的单位名称或者填制人姓名； 负责人签名或者盖章； 接受凭证的单位名称。 姓名; 经营内容、数量、单位、金额。 2）从外部单位取得的原始凭证必须符合国家门票管理规定，并加盖填装单位公章； 从个人处取得的原始凭证必须有填写人签名或者盖章。 自制原始凭证必须有承办单位领导或其指定人员签名或者盖章。 3）原始凭证金额填写大小写的，大小写必须一致。 购买实物的原始凭证必须有入库单或验收凭证； 付款凭证原件必须有收款单位的收货证明。 4）原始凭证一式多份，每份应注明用途，且只能使用一份作为付款证明。 多份发票、收据必须用双面复写纸书写（具有复写纸功能的发票、收据除外）。 5）经有关部门批准的经济业务，应当附有批准文件作为原始凭证。 审批文件需要单独归档的，应当在凭证上注明审批部门、日期、审批人及“原始存档”字样； 批准文件涉及两项会计内容的，可以将其中一份会计凭证附在另一份会计凭证上。 一份标有“××账户报告进行中”字样的原件为一份。
2、粘贴原始凭证的具体规定： 1）将原始报销凭证从右到左呈阶梯状粘贴在空白报销单上，小票在下，大票在上； 如果账单较少，可以直接粘贴在正式报销单反面（原凭证正面与报销单正面方向一致）； 如果账单较多，可以将其粘贴到多张空白报销单上。 2）将填好的正式报销单粘贴到原报销凭证上已粘贴的空白报销单上（左侧对齐粘贴）。 第二条 需要报销的原始证件丢失，除机票、火车票、船票、长途汽车票外，有充分理由的按票价的50%报销，不予报销。其他丢失的文件将得到赔偿； 特殊情况，须报酒店财务部负责人批准； 银行已付款且需要报销的单据原件丢失的，须出示加盖对方发票章（或财务章）并由部门负责人签字的原单复印件。特殊说明予以注销，并对负责人处以100元罚款。 第三条 原始凭证不真实或不符合规定的，不予报销； 记录不准确、不完整的原始凭证将被退回，并要求按规定更正和补充； 若原始凭证有错误，应要求开证单位或报告人重新开具或更正（金额只能改小，不能改大），并加盖更正章公司印章或签名。 第四条 严格执行报销期限规定，按时报销。 1. 旅行费用的借项必须在返回酒店后五天内报告，其他现金借项必须在十天内结清。 2、收到转账支票，经办人员须在十日内到财务部门办理记账手续； 从酒店直接汇到相应单位的款项将记入经办人员的往来账户，经办人员必须付款（或货物到货，或工程完成）到财务部门办理会计1个月内办理手续（
合同
除上述规定外）。 3、未按规定期限到财务部门办理财务手续的，加收30元起薪，逾期按日加收2元罚款。
标准
罚款将逐步增加。 4. 超过两个月的费用文件将不予报销。 第五条：严格执行酒店审批规定。 所有支出均须经部门主管批准，并经酒店总经理和财务部负责人批准后方可办理。 第六条 若所有费用均以现金支付，须填写酒店（或四宝集团）费用报销单； 第七条 已取得结算凭证的计费业务，须填写四宝集团报销单； 尚未结算的凭凭证支付业务，应由负责人填写申请单。 货物到达（或工程竣工）后，负责人领取发票，办理入库验收（或工程验收）手续，并填写报销单办理报销手续。 第二章 资金拨付审批规定及流程 第八条 会计审批规定 一、各部门员工的日常开支，由部门负责人审核，报酒店总经理和酒店管理公司财务经理批准； 部门负责人的日常开支由酒店总经理和酒店管理公司财务经理直接批准。 2、车辆保养、改装、修理单项费用在3000元（含3000元）以内的，须书面报管理公司总经理批准； 个人费用超过3000元的，须逐级上报并经团体批准。 。 3、酒店办公室各类开支、打印用品、车路费、汽油费、电话费（含个人手机费）等费用，由酒店办公室管理和审核，并报告酒店总经理和酒店管理层报公司财务经理批准。 。 4、工程部负责核实酒店日常运营所需的水、电及零星工程设备的维修费用，并报酒店总经理和酒店管理公司财务经理批准。 5、酒店日常采购原材料、低值易耗品、用品、促销品、宣传品、电脑设备及耗材等经营所需物资，由采购部门核实，并报酒店总经理和酒店管理公司的财务经理。 赞同。 6、酒店管理公司和酒店所需支付的一切资金（临时处置资金除外）均通过酒店管理公司财务经理协调分配。 第九条 会计审批流程 1、员工因工作发生的日常费用，须按规定提前报部门负责人批准（部门负责人发生的费用应逐级报上级批准）； 部门领导要严格把关，杜绝先砍后打的现象。 2、各参与物资采购的部门应提前提交申请报告。 经审批人按照会计审批机关规定批准后，由酒店指定部门负责签订合同（除零星采购外，所有采购业务均需签订采购合同）、采购、报销。 3、各级审批人员出差期间，可委托他人代为履行审批职责，并承担必要的费用。 授权书必须载明授权范围、期限、授权人等主要内容。 授权书一式两份，一份由本部门留存，一份报财务部备案。 第三章 资金预算管理 第十条 饭店于每年1月10日前，
计划
，提出当年资金需求总额预算方案，报集团总部批准。 第十一条 各酒店应当根据集团总部批准的资金预算计划，制定每月资金预算计划，并每月汇总本酒店的结余资金，供集团使用。 第十二条 酒店总经理应当审核各部门申报的资金需求计划，并将资金预算总额分解至各需求部门。 第十三条 根据确定的分部门资金需求计划，合理安排和部署资金使用。 第四章 借款及请求规定 第十四条 现金借款规定 一、酒店员工因工作需要需要申请临时借款的，必须填写借项表，注明借款原因，并与负责人核实。经部门负责人和财务部门负责人批准后，办理借款手续。 2、差旅费借款须根据员工出差天数及日常费用标准，经部门负责人批准； 其他现金借款每次不得超过2000元。 3、因工作特殊性质需要借用备用金的，借款人应填写借方单并注明“备用金”字样，经主管部门批准后到财务部门办理借用手续。部门主管。 4、现金借贷和支出严格遵循“前账不清、后账不清不借”的原则。 5、对于储备金借贷和支出，财务部门应每季度下达各部门储备金借贷和支出明细，并报各部门负责人重新批准。 如有工作或配额调整，应及时通知财务部门。 第十五条 转账支票借记规定 1、除采购人借记外，其他部门2000元以上（含2000元）的费用，必须通过转账支票支付。 2、通过转账支票付款时，经办人应提供正确、详细的收款人姓名和金额； 如果确实无法提前提供准确的收款人名称或金额，财务部门将开具限额转账支票。 3、经办人提前收到转账支票的，应按要求填写申请表，注明收款单位名称、金额（或限额）、付款用途。
协议
否（已签订合同），经部门负责人批准后到财务部办理借方手续。 第十二条 异地支付请求规定 1、异地支付原则上接受所有电汇支付； 因特殊原因需要汇票付款的，必须详细说明原因，并经财务部门负责人批准后方可办理。 若汇票需寄至相应单位，须在正式交接手续后交由酒店指定邮递员邮寄； 如果汇票是由收款人携带的，财务部门必须认真核对、核实领单人的身份证。 收款人提供授权书（原件），加盖公司公章或财务章，并注明收款人姓名后，方可办理汇票收款手续。 《委托书》和取票人身份证复印件由财务部门妥善保存。 2、按照合同或协议支付的款项，收款人必须严格按照合同或协议中填写的收款单位名称、账号、开户银行填写申请表； 收款单位名称、账号、开户银行发生变更的，申请人须提供加盖对方公章或财务章的变更证明原件。 第五章 会计核算程序及会计具体规定 第十三条 费用报销 （一）费用发生后，凭报销单办理报销手续； 如果有借方，则必须先清除借方。 2、报销费用时，费用处理人员必须按照酒店相关制度和规定填写报销单，注明报销原因，并附上正式发票原件。 经部门负责人批准后，须到财务部门办理。 3、根据合同申报各项费用时，应具体注明合同编号。 4、根据报销的各项费用，报销时需附经批准的报告原件。
5、采购办公用品、低耗材、材料、水、电、卫生设施等物资必须办理入库手续。 报账时附入仓单或直接让收货人在原始凭证上签字证明。 第十四条 固定资产申报 1、固定资产（含机器设备）购置申报应当附有采购订单（或审批报告）、采购发票、仓单或验收报告等文件； 特殊行业的资产（如电梯、锅炉等），必须附有专业检验部门出具的检验报告。 2、在结算在建工程竣工工程款时，房地产公司将结算依据交给集团财务总部，集团财务总部会同审计事务所进行审计，并根据审计结果全额结算结论、工程结算发票和竣工验收文件。 第十五条 供应商开户及货款结算 一、供应商开户规定 1）每日计划采购及开户规定：每日计划采购内容是指酒店经营所需的基础原材料、资产等。 如：食品、饮料、香烟、客房用品、美容美发用品、批量低耗材、大额固定资产等。采购部门根据招标筛选原则确定供应商后，必须签订供货合同与供应商的协议（或合同）。 保证金的支付和结算方式必须在协议中明确。 协议签订后，采购部指定人员必须按时将协议（正本）提交给财务部合同经理，以便财务部按时录入电脑。 供应商携带供货协议到财务部缴纳保证金。 成本会计可以核实供应商协议已录入电脑且保证金已缴纳，方可完成开户手续。 2）对于零星或紧急物品（如零星物资、少量补充基础原材料等），如果数量较少，不需要签订协议，可以与处理者的帐户。
2、供应商货款结算 1）个体供应商付款规定：凡以自己名义与酒店签订协议的供应商，必须在合同中注明供应商名称、身份证号码、联系电话、地址（酒店）。协议。 供应商只能以一人名义签署协议，不能以多户名义签署）。 财务部门根据本协议提供的信息录入电脑，并根据开户名称办理入库手续。 协议中的供应商在支付货款时，会凭身份证收取现金或支票。 收银员必须与电脑一一核对信息后，方可发出。 2）以公司名义开户的供应商付款规定：凡以公司名义与酒店签订协议的供应商，必须注明公司全称、开户银行、账户号码、委托负责人姓名、身份证。 数量和付款方式（支票、电汇等）必须由收货单位和发包单位协商一致。 否则，发包单位必须出具委托付款协议，并由其法人签字并盖章批准。 3）供应商的供货和付款应严格按照协议进行，即：办理仓储时，以协议中的单位名义开立账户； 付款时，由协议委托人凭身份证领取。 支票（电汇由收银员按协议直接办理）。 如有变更，须出具加盖供货单位公章或财务专用章并由负责人签署的书面变更通知，收银员方可办理结算手续。 3、酒店采购方原则上不得以供应商名义支付所有仓储及结算手续的款项。 如果出现这种情况，收银员有权拒绝付款。
4、供应商付款方式规定：自营供应商须通过现金支票或转账支票付款。 原则上要求其他供应商通过转账支票、电汇或银行汇票付款。 5、供应商货款结算流程及时且规定：供应商货款按月支付，上月货款下个月支付。 A、每月18日至20日为上月付款对账日。 供应商整理上个月的货物验收单，开具正式有效的发票（不允许复印件），粘贴在采购部门并填写《开票单》，注明单据数量、产品名称、金额和供应商单位。 或姓名，经经办采购人签字后，到财务部往来会计室核对。 财务部往来账会计会认真审核货款结算金额的真实性、发票及记账表格的规范性、有效性，对不符合规定的不予处理。 B、每月21日至23日为采购部门负责办理付款审批手续的日子。 采购部门指定人员收集对账后的付款单据，提交各酒店采购经理和总经理审核签字，并提交酒店管理公司财务经理审核。 C、每月23日至28日为财务付款结算日。 酒店管理公司财务经理将核实后的付款单据交给收银员。 出纳员按照付款方式规定开具支票或汇票，并通知供应商收取货款。 D、以上结算时间规定一般不能变更。 该时间以外的对账结算（特殊情况除外）将不予受理。 第六章 现金日常管理 第十六条 现金管理制度 （一）实行储备金管理办法。
储备金（库存现金）在批准的限额内使用。 酒店储备金领取对象包括：收银员、收银主管、前台收银员、各营业点收银员、采购员。 收银员库存现金原则上不超过1万元； 出纳主管元； 前台收银员元，每个营业点收银员找零准备金500元； 并给予购买者元。 2、除零星费用部分用库存现金支付外，其他费用均须从银行提取，不得支付。 因特殊情况需要支付现金的，须报财务部负责人批准，确定支付范围和限额。 超出限额的现金必须于当日存入银行。 3、酒店与其他单位之间的经济往来，除现金支付外，其余均须通过银行转账方式结算。 4、现金使用范围如下： ①临时工工资（原则上要求银行支付）； ② 旅客必须随身携带的旅行费用； ③酒店处理紧急情况时的支出； ④ 转移结算起点以下的零星费用； ⑤ 中国人民银行规定的其他需要支付现金的费用。 第十七条 现金收支管理 （一）出纳人员和会计人员必须分工明确。 出纳人员不得兼任收入、费用、债权债务账簿的登记、审计、会计档案保管等工作。 会计人员不得兼任出纳工作。 。 2、出纳人员应掌握并严格执行相关现金管理制度。 负责凭正确的收付款凭证办理现金和银行存款的收付； 负责登记现金和银行存款日记帐； 检查库存现金，与账户和银行核对，确保账与账一致； 负责保管库存现金、各类有价证券、支票、法定代表人、出纳印章（财务专用章暂由天艺酒店财务部负责人保管）。
3、严格执行现金收付业务审批制度。 出纳员办理收付款业务时，首先要认真审核所依据的凭证，不仅要审核手续是否齐全、数字是否准确，还要审核其内容的合理性、合法性。 对于手续不全、号码错误的凭证，要求负责人办理手续后方可报销； 不该花的钱，拒绝报销； 对涂改、冒领资金等违法行为应及时向财务部负责人报告。 收银员办理现金收付时，付款双方应亲自清点物品，仔细核对，并加盖收付章和收付员签名，防止重复收付。 4、对于库存现金（含各部门备用金），财务部门负责人和会计负责人应定期检查和突击检查，并填写库存现金（备用金）核销情况表对检查结果进行解释。 对于查实的多、短付款，应及时查明原因，提出解决建议。 5、收银员调动时，必须履行严格的交接手续。 第七章银行存款管理第十八条账户管理一、酒店在银行开立基本账户和一般存款账户。 上述账户仅用于公司经营范围内的资金支付，不得出租、出借或转让给其他单位或个人使用。 2、结算凭证不得涂改、伪造。 所有结算凭证必须按要求填写，并如实填写来源或用途。 3、账户内必须留有足够的资金以保证付款，不允许出现空头支票。 第十九条 支票结算管理 （一）现金支票由出纳员签发并保管。 签发的现金支票不得超出规定的现金使用范围和限额。 它们必须用黑色墨水填充。 字迹必须清晰，金额必须正确，金额必须大小写字母。 ，不得更改。
填写不正确的支票必须盖上“作废”印记并与存根一起保存。 2、酒店采购货物、原材料或提供劳务时，可开具转账支票，直接交给收货单位，由收货单位持有本行银行进行转账结算（详见供应商付款结算流程）细节）。 3、所有支票必须采用记名形式，签发支票时必须注明收款单位或个人姓名。 4、不得签发空头支票和远期支票，并严格遵守支票有效期。 5、原则上不得携带已盖章的空白支票购物，也不得将支票交给销售单位代为开具。 如果确实需要携带已盖章的空白支票，一定要填写开具日期、收款人姓名和最高结算限额，并督促负责人按时报销。 6、当支票丢失或被盗时，必须及时向领导报告，并立即到银行挂失。 第八章 员工工资储蓄卡管理办法 第十条 酒店规定所有员工工资均通过银行储蓄卡（以下简称工资卡）支付。 为酒店新员工建立工资卡，人力资源部提前一周向财务部出纳提交新员工具体信息（如姓名、性别、身份证号），到财务部出纳处申请工资卡。银行。 第十一条：新员工领取工资卡后，由财务部出纳通知各部门员工领取。 发放时，由财务部出纳和人力资源部薪资管理员共同审核并发给员工本人。 其次，第十二条：因部门经理保管不当造成工资卡丢失，造成经济损失的，责任人承担全部责任。 第十三条 员工不慎遗失工资卡，应及时到银行挂失并通知财务部。 同时，员工应到银行申请新的工资卡，并将新卡号告知人力资源部。 这将允许人力资源部更换新旧卡号。 若员工遗失且未及时通知人力资源部，造成的经济损失由员工自行承担。 第二十四条：本制度自发布之日起试行。 酒店管理公司2004年3月