6. 掌控 IT 项目成本

目录

掌握要点

控制成本意味着掌握、控制和管理成本

1：IT项目成本

随着软件成本成为 IT 项目的主要支出，项目经理必须确保项目得到正确定义、准确的时间和成本估算以及切合实际的预算。

成本：

我们可以将项目成本定义为完成项目所产生的资源消耗的货币表示，包括项目生命周期每个阶段的资源消耗。

工程造价特征的表现形式

项目的成本特征用以下形式表示：

1）项目成本是指完成项目所需的所有费用的总和。一般项目成本包括项目决策和定义成本、项目获取成本、项目设计成本、项目实施成本等。项目实施成本是项目总成本的主要组成部分。

2）IT项目成本是指完成IT项目所发生的全部资源消耗的货币表达。主要包括硬件成本、软件成本、项目集成成本、人力资源成本、场地成本、外包服务成本等。

3）软件项目成本分为两类：开发生产成本（分析设计成本、系统实施成本）和运行维护成本（专业培训成本、系统运行成本、维护改进成本、行政管理成本）。

影响IT项目成本的因素

主要是质量、进度和范围

对于软件项目来说，除了上述因素外，还有一些独特的因素影响项目成本。主要包括：

1）系统规模成本因素：预计程序指令数、机器指令数、源语言代码行数、新指令和旧指令的百分比、生成和写入指令的百分比、交付的百分比代码等

2）数据库成本因素：数据库的记录数及其数据量、存储过程的数量、触发器的数量等。

3）系统复杂度成本因素：整个系统的复杂程度、接口的复杂程度、系统的独特性、系统开发的难度、系统接口、程序的结构、文件报告的数量生产期总人力、开发期总人力、测试验证期总人力、生存期总时间、开发期总时间等。

4）软件开发的成本因素：面向问题的分析方法、面向功能的开发方法、面向数据流的开发方法、面向数据结构的方法和结构化的开发方法、面向过程的方法、面向对象的方法、可视化方法、 ETC。

5）编写文档类的成本因素：文档类别、文档数量、文档发布等。

6）与环境和项目属性相关的成本因素：硬件配置状况、网络运行环境、专用设备采购、配套软件外包、相关技术资料、各种通信和交换支出、不可预见的费用等。

成本管理基本原则基本概念和术语2：项目成本管理定义和流程

项目成本管理包括计划、估算、预算、融资、融资管理和成本控制的全过程，以便在批准的预算内完成项目。其主要目标是确保项目所需的各个流程在批准的预算内完成。

项目成本管理及其过程需要注意以下几点：

1）成本管理流程不仅相互交互，而且还与项目管理其他知识领域的流程交互。

2）成本管理主要关注完成项目活动所需资源的成本，但也必须考虑项目决策对项目产品、服务和结果的使用、维护和支持成本的影响。例如，如果一个软件项目在开发过程中减少了测试，则可能会增加运维成本。

3）项目成本管理还包括对项目产品未来的预测和分析。这种预测和分析会增加一些流程和很多常用的管理技术，比如投资回报率、现金流贴现、投资回收分析等，这必然会对成本产生一定的影响。

4）项目成本管理应考虑项目利益相关者的信息需求。不同的项目利益相关者可能在不同的时间以不同的方式计算项目成本。例如，在IT项目中，硬件设备的采购成本可能发生在承诺、订购、装运、收货或核算的不同时期。

2-1 计划成本管理

计划成本管理是为了计划、管理、支出和控制项目成本而制定政策、程序和文件的过程。

缺乏良好的规划来指导项目成本管理和控制是成本管理不到位的关键原因。

2-2 工程造价估算

成本估算是对完成 IT 项目所需费用的估计和计划。它是IT项目计划中重要、关键、敏感的部分，也是项目成本管理的核心任务。

它是项目决策、资金筹集和评标的依据，承包商报价的依据，也是项目进度编制、项目资源安排和绩效评价的依据。

总之，工程造价估算是工程造价管理的起点。估算的准确性直接关系到项目成本管理的有效性。

成本估算的类型

IT项目在形成过程中必须经过决策阶段、规划设计阶段、招投标实施阶段、交割阶段。根据不同阶段成本估算的条件和要求，成本估算可分为数量估算、预算估算和最终估算三种类型。

成本估算的基础

IT项目成本估算的依据主要包括项目资源需求计划、项目范围说明书、工作分解结构、项目进度计划、风险管理计划以及相关的历史数据和经验教训。

1）项目资源需求规划

项目资源需求计划是通过对项目所需资源的分析和识别，确定项目所需资源的类型、数量和投资时间。科学、合理、可行的项目资源供应计划是在项目范围计划的基础上制定的，是在项目进度计划和项目质量计划的基础上完成的，是成本估算的重要依据。

2) 项目范围说明书——项目范围说明书描述了项目的业务需求、基础、要求和当前边界。

项目范围说明书提供了有关成本估算中需要考虑的项目要求的重要信息。约束是限制成本估算的特定因素。

项目范围说明书还提供了项目及其产品、服务和结果的可交付成果和验收标准列表。

3）项目进度计划

由于金钱具有时间价值，项目本身以及各种活动所需的时间都会对项目成本估算产生影响。在估算项目成本之前，应该有一个基本的项目进度表，估算完成每项活动可能需要的时间。项目进度表规定了筹资要求，并为估算利息成本提供了基础。

4) 工作分解结构，说明项目所有组成部分与项目可交付成果之间的关系。

5）风险管理计划

项目经理在准备成本估算时应考虑风险应对信息。风险可能是威胁，也可能是机遇，通常会对项目活动和项目成本产生影响。一般来说，当不利风险发生时，项目成本几乎总是会增加，项目进度也会被推迟。

6）相关历史数据和经验教训。

历史信息和类似项目的经验教训始终是项目执行过程中可以参考的最有价值的信息，包括项目文件、共享的项目成本估算数据库以及项目工作组的知识和经验。

成本估算方法

主要的成本估算方法有类比估算法、自上而下估算法、自下而上估算法和参数模型估算法。

2-3 工程造价预算

工程造价预算是工程造价控制的依据。负责分配项目活动预算，确定费用定额和项目总预算，规定不可预见项目费用的划分和使用规则。项目成本预算的内容主要包括：直接人工成本预算、咨询服务成本预算、资源采购成本预算和不可预见成本预算。

项目成本预算的主要依据包括项目成本估算、工作分解结构和项目进度计划。

成本预算的特点：计划、约束、控制

1）规划

可以通过估计 WBS 的每个组成部分的相应成本来形成预算。预算是项目规划的另一种形式。

2) 绑定

预算是分配资源的计划。预算分配的结果可能不满足相关管理者的利益，反而起到约束作用。相关人员只能在这个约束范围内行动。

3）控制

项目预算是一种控制机制。预算可以用作比较标准，即实际资源使用与计划使用之间差异的基线衡量标准。

预算在整个规划和实施过程中发挥着重要作用。在项目实施过程中，应不断收集和报告有关进度和成本的数据，以及对未来问题和相应成本的估计，以便管理者能够与预算进行控制，并在必要时修改预算。

成本预算的编制

项目成本预算的编制包括确定项目总预算、项目各项活动的预算以及项目各项活动的预算时间投入。

1）确定项目总预算：项目总预算的确定是在项目造价估算的基础上进行的。

2）确定每个项目活动的预算：采用“自上而下”的方法。根据项目划分得到的工作分解结构，将项目总成本逐步分配到项目的各个工作包中，然后根据每个工作包的活动构成，将每个工作包的成本分配到各个活动中。

3）根据项目进度和项目资源供应计划，确定各项活动的预算投入时间。

成本基准计划

通过编制项目成本预算计划，最终的产品是项目成本基线计划。项目成本基线计划是用于衡量和监控成本实施情况的按时间分布的预算。它是项目成本控制的基础，为成本控制过程提供有效的依据。

通常，成本基线计划与时间的关系呈S形曲线，如图6-4所示。图中的资金要求是根据成本基线确定的，可以设置一定的容差，以应对提前完工或成本超支的情况。投资一般不是连续的，而是增量的，因此图中存在一个阶梯结构。图中的不确定费用是由最高资金需求与成本基础之间的差异决定的。

不可预见的成本分析

不可预见费用是指为项目实施过程中出现的突发事件而准备的押金，即成本管理原则中所说的准备金。

提高不可预见成本估算的准确性可以减少意外事件对项目的影响。

不可预见的费用主要有两类：

1）明显不可预见的费用通常在项目文件中明确标注。

2）潜在的不可预见的费用，通常不会在项目文件中注明。对应成本管理原则中提到的应急准备金和管理准备金。

对于软件项目来说，不可预见的费用对于项目的成功至关重要。如果没有它，当项目固有的风险定期发生时，项目基线就会受到影响。考虑的风险主要包括开发团队经验不足、应用技术不熟练、规划时间不足、项目依赖的标准组件、数据或第三方软件数量等。

2-4 工程成本控制

项目成本控制是根据预定的项目成本基准计划，采用各种适当的方法，对项目实施过程中消耗的成本费用的使用进行管理和控制，以确保项目的实际成本限于项目成本。预算。内的过程。

项目成本控制实施项目成本管理。其主要目的是影响导致实际成本偏离成本基线计划的因素，确保其向有利的方向发展。同时，还对偏离成本基线计划的因素进行控制，并对当前存在偏差的所有成本进行管理，以确保项目的顺利进行。

有效成本控制的关键是及时分析成本绩效，尽早发现成本低效和偏差的原因，以便在项目成本失控之前及时采取纠正措施。并且项目成本控制必须与项目的其他控制过程紧密结合，防止单纯控制项目成本而导致项目范围、进度、质量等问题。

工程造价控制的主要内容：

1）监控实际成本与计划成本的偏差；

2）确认所有成本偏差均已记录；

3) 避免不正确、不适当或无效的费用变更；

4）获取有关项目变化的各种信息，特别关注影响成本变化的消息。

成本控制的依据：主要是成本基线、绩效报告、变更请求和成本管理计划。

1）成本基准计划

成本基线是分时间阶段的预算，用作衡量和监控项目总体成本的基线。它是通过按时间段汇总估算成本而编制的，通常以 S 曲线的形式表示。

2）绩效报告

绩效报告提供有关实际工作中的项目成本和资源绩效的信息。 ->反映了项目预算的实际执行情况，包括哪些阶段或工作成本超出预算、哪些没有超出预算、问题出在哪里等，这些为项目成本控制提供了非常有用的依据。绩效报告通常给出项目成本的预算金额、实际绩效金额和差异金额。差异的大小是评价和考核项目成本管理绩效的重要标志。

3) 请求变更

通过对项目执行情况的分析，往往会针对项目的某些方面提出一些修改要求。这些变更请求对成本使用方向和成本预算产生影响，可能会增加或减少成本。变更请求可以口头或书面形式表达。

4）成本管理计划

成本管理计划描述了当项目的实际成本与计划成本不同时如何管理。整个成本控制流程的有序安排，才能实现成本的合理安排和使用。

成本控制方法：主要方法有成本变更控制制度、成本绩效计量法、附加计划法和计算机辅助法等。

挣值分析方法：

一种结合范围、时间和成本数据的项目绩效衡量方法，主要用于按实际成本衡量绩效。

其基本思想是：通过计量和计算已完成工作的预算成本、已完成工作的实际成本和计划工作的预算成本，可以获得计划实施进度和成本的偏差，达到计划实施的目的。判断项目预算和进度计划的执行情况。 。

挣值分析主要涉及三个参数、四个指标

成本控制结果：

项目成本控制的结果是实施成本控制后项目发生的变化，主要包括修订成本估算、预算更新、纠正措施、基于完成情况的估算、项目计划的变化、吸取的经验教训等。成本控制的好坏往往反映项目实施的状况。

1）修订成本估算：修订成本估算是对项目成本信息的修订，以满足项目的需要。

2）预算更新：预算更新是对批准的成本基线的更新。

3) 纠正措施：纠正措施是为了使项目的预期未来绩效符合项目管理计划而采取的行动。

4) 完工估算 (EAC, at ) 是根据项目执行情况对项目总成本的预测。根据项目完成情况，估算在当前状态下完成项目所需的成本。主要有以下三种情况：

EAC = 实际支出 + 根据实施情况对剩余预算的修改\\{红色}EAC = 实际支出 + 根据实施情况对剩余预算的修改 EAC = 实际支出 + 根据实施情况对剩余预算的修改。当当前的变化可以反映未来的变化时，通常使用这种方法。

EAC = 实际支出 + 所有未来剩余工作的重新估算 \\{red} EAC = 实际支出 + 所有未来剩余工作的重新估算 EAC = 实际支出 + 所有未来剩余工作的重新估算。当当前的项目绩效表明以前的成本估算假设基本无效，或者由于当前条件的变化而使原假设不再有效时，可以使用该方法。

EAC=实际支出+剩余预算\\{红色}EAC=实际支出+剩余预算 EAC=实际支出+剩余预算。适应当前的变化只是一个特例，项目经理不希望在未来的实施中发生类似的变化。

5）项目计划的变更：当变更较大时，需要生成更合适的实际成本管理计划。

6）经验教训：当成本导致偏差时，应记录偏差原因、纠正措施的原因以及成本控制中吸取的其他类似经验教训，以便记录的经验教训可以成为其他项目历史数据库的一部分项目组织。 。

3：成本效益分析

成本效益分析是一种通过比较项目的全部成本和效益来评估项目价值的方法

对于IT项目的成本效益分析，不仅要注重技术的评价和实施，更要注重对其经济评价的讨论。

IT项目成本效益分析的必要性

成本效益分析是投资IT项目可行性研究的关键内容，效益分析将直接决定项目的可行性。

成本效益分析相当于项目建设前进行投资预算和收益估算。这使得组织对其投资有准备、有针对性、充满信心，使组织的决策更加及时、准确，使内部合作更加协调。不仅有利于项目的顺利施工，也有利于组织的稳步发展。

帮助组织清理开支、明确效益，从而发现并解决问题，使 IT 项目运营更加有效。

总之，对IT项目进行成本效益分析有助于组织选择IT项目的投资决策，制定IT项目的投资预算计划，并获得组织内部的支持。

成本效益分析方法

1）净现值法

净现值（NPV）是一项投资产生的未来现金流量的折现现值与项目投资成本之间的差额。

2）现值指数法

现值指数又称利润指数，是指投资计划未来净现金流量现值与原投资现值的比率。

3）内部收益率法

三种方法的异同如表6-14所示。

IT项目成本效益分析应注意的问题

在分析过程中，应注意以下问题。

1）组织对IT项目的投资和建设并不是孤立存在的。它必须与组织现有的信息系统有机结合，才能最大限度地发挥其效能。

2）对IT项目投资进行成本效益分析时，效益可分为有形效益和无形效益，其中无形效益所占比例较大，如管理水平的提高、市场竞争力的提高等。这部分好处虽然客观存在，但是很小。它很难用货币来衡量，因此在进行分析时应考虑到这一因素。

3）IT项目所能产生的效益除了其固有的价值外，还与人的素质、空间、时间、环境等诸多因素有着千丝万缕的联系，并受到多种因素的制约。因此，在IT项目成本效益分析过程中，考虑的因素可能并不全面，效益分析结果也可能存在一定程度的偏差。

4）IT项目经济效益评估时限应限于IT项目的整个周期，因此IT项目的效益具有长期特征。如果在分析经济效益时忽视这一特点，得出的结论可能对企业不利。

5）衡量IT项目经济效益时，应考虑IT项目应用的增长趋势。

四：工程造价管理应注意的问题

章节练习

~✨ 没有任何节目可以与生活的节目相比