熟悉燕山学校的同学都知道，以前我大多是做硬件相关的体验或者评测。 趁着刚刚过去的五一假期，燕山学校想拓展一下思路，和大家聊聊我们经常使用的办公软件。

说到职场工具，很多人可能第一时间想到的是钉钉、飞书、企业微信等。作为一名自媒体评论员，我在工作中经常接触到外部合作伙伴和客户。 他们中很多人都在使用钉钉，这也导致我走上了钉钉之路。 作为一款企业办公工具，钉钉的功能实在是太多了，刚开始使用时会有些困惑。 但使用一段时间后，钉钉对我来说更像是一个效率工具箱，可以很大程度上帮助我们与客户沟通。 所以这次我想给大家分享一些钉钉的神奇工具。 神奇地使用钉钉也许会让你的工作事半功倍。

加个“特别留意”小技巧，以免错过老板或妻子的信息

良好沟通的另一面是社会压力。 群聊和推送通知越来越多。 我们经常错过或不能及时看到新闻，包括工作中老板的消息和生活中家人的消息，所以微信发出了强烈的提醒。 但我们仍然很难对重要消息进行排名。 钉钉有一个隐藏的小功能对此非常有用。 在《良好的工作习惯》中，有一组特别注意的提醒。 您可以选择在15分钟、30分钟、1小时以及工作日和法定节假日期间接收未读消息。 2小时后将发出提醒。

另外，根据燕山学校的经验，“勿扰群中有新消息通知我”选项必须开启，这样即使你特别关注的人没有@自己并发送直接留言，系统会进行正常的留言通知。

群聊@我的消息维度提醒我，对于被我拉黑的群，不会错过这些拉黑群的重要消息。

当然，除了工作之外，你还可以让你的妻子或女朋友特别关注你的家庭，这将有助于促进家庭和谐。

治疗频繁@注重提高工作效率

我们工作时常被打扰，习惯性地看手机……工作中我们都养成了@某人的习惯，但你有没有发现，我们总是被@，客户@领导@同事@，所以以至于我们对此无能为力？ 专注于一件事。 而且，现在的上班族如果长时间不看手机就会感到心理压力：会不会有人找我？ 如果我没有及时回来怎么办？

在使用钉钉的过程中，燕山派发现了工作状态这个小功能，可以告知别人自己的当前状态，还可以提供自动回复内容。 如果领导或客户给@自己发送消息，系统会自动回复“您好，我正在专心工作，稍后回复您的消息”。 礼貌地回复对方，不要被打扰。

有的朋友可能会说，微信也有类似的功能。 相比之下，后者则较弱。 除了可以自己编辑回复内容外，钉钉还允许@某人设置工作交接人，以及聚焦开始和结束时间以及25分钟、1小时和3小时的聚焦时长。 时间过后该模式将自动取消。

锁定在线编辑，防止敏感信息泄露

钉钉上有很多很棒的工具，但燕山学校会说在线编辑表格就是其中之一。 它可以允许多人同时协作和编辑，加快工作的完成速度。 当需要进行信息收集或者业务总结时，多人在线同时编辑功能就更加实用了。 每个人都可以同时在手机或电脑上输入信息，互不干扰，提高了表格统计的效率。 由于是云文件，燕山学校经常用它来在线撰写审稿意见并实时保存。 如果公司还有未完成的稿件，他们可以回家打开电脑继续编辑。

但燕山派更注重的是“表权限”的设计。 多人同时在线编辑自然提高了效率，但有时会涉及到一些敏感信息，例如身份证号码、家庭住址或报价等。 比如，各种家校团体收集信息，家长不希望自己的手机号码、家庭住址被别人知道； 收集销售业绩统计数据的公司不希望披露所有客户信息。

如果您不希望这些重要信息被他人知晓或修改，您可以设置其相关权限，例如禁止查看、禁止编辑等，这在一定程度上保证了我们数据的安全。 不过根据燕山学校的经验，建议添加类似“只有你自己可见和编辑”的功能。 例如，当多人同时填写身份证号等敏感信息时，只有您可以编辑，其他人无法查看。 这可能更方便。

DIY机器人

大家日常网购中遇到的机器人接听功能也被集成到钉钉中，每个团队都可以DIY自己的机器人。

团队中经常会涉及到一些重复但必要的问题，比如新成员加入后如何快速了解公司制度，需要管理员或主管经常进行解释。 对于一些基本的工作问题和解答，交给机器人可以提高效率。 于是我在团队里设置了一些简单的问题，比如“报销什么时候发放？” “公司下线了？” “我什么时候可以成为正式员工？” “我想辞职”等等。 机器人可以立即回答任何性问题。

钉钉给很多人的第一印象就是管理、工作、复杂、繁琐。 但仔细研究后发现，一些不起眼的小玩意比如特别关注、焦点模式、在线文档同步编辑等确实可以解决问题。 消除了我们工作中的一些痛点，大大提高了办公效率。 另外，云盘存储、群组文件长期存储、24小时内撤回文件也击中了我们的痛点。 我以后有机会和大家详细讨论一下这个问题。 当然，类似的神器还有很多。 如果您恰好在使用钉钉，您可以发现更多内容并将其应用到您的工作中。